DotB EMS: PRD dựng lại từ 100% màn hình bản dùng thử

6Khách hàng mục tiêu (Targets / Prospects)

Mục đích: lưu dữ liệu liên hệ thô (chưa được tư vấn) trước khi chuyển thành Lead. Tenant dùng thử có 75 bản ghi.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Mobile (kèm biểu tượng SMS và gọi), Activities, Email, Birthdate, Status, Source, Channel, Source Description, Assigned to, Center, Date Modified, Primary Full Address, Date Created. Nút Create Target, Import Targets; Filter, Create (bộ lọc), ô tìm kiếm, làm mới, chuyển kiểu hiển thị; mỗi dòng có checkbox, trái tim yêu thích, xem nhanh (kính lúp) và dropdown thao tác.
• Chi tiết: tiêu đề tên + trạng thái (ví dụ Converted), nút Edit; hai panel Overview, Others; dòng "Converted Lead: ..." liên kết tới Lead đã chuyển đổi; subpanel Customer Journeys.
• Tạo mới: form trống (crawler không lưu); đầu form có ảnh đại diện, Last Name, First Name, ô trợ giúp "?", checkbox Convert To Lead, Status mặc định New.
• Create Target From vCard: trang "Import vCard" chọn tệp vCard, nút Create / Cancel.
• Import Targets: Step 1: Upload Import File, "Download Import File Template", chọn tệp, lựa chọn "Create new records only" hoặc "Create new records and update existing records".

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Luồng chuyển đổi Target → Lead → Student; bản ghi lưu cả ba mốc ngày (Target/Lead/Student Create Date).
• Bản ghi đã chuyển đổi hiển thị trạng thái Converted màu đỏ và liên kết tới Lead.

7Học viên tiềm năng (Leads)

Mục đích: quản lý người đã có nhu cầu học, theo dõi tư vấn, lịch thi xếp lớp (PT) và học thử (Demo) cho tới khi chuyển thành học viên. Tenant dùng thử có 129 Lead.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Mobile (biểu tượng SMS, gọi), Activities, Email, Status, Source, Channel, User, Center, Date Modified, Date Created. Nút Create Lead, View Lead Reports, Import Leads. Ô tìm kiếm: "Search by full name, email address, mobile, other phone (1), other phone (2), nick-name, name (unsigned)". Có thể lọc nhanh theo trạng thái (thấy "Status: Appointment" kèm Cancel).
• Cột Activities: gom hoạt động gần nhất với bộ đếm theo loại (cuộc gọi, task, lịch hẹn), thời điểm, người thực hiện, ghi chú; với lịch PT/Demo hiển thị kết quả dạng "A:Yes - L: S: R: W: S: - Result:".
• Chi tiết: tên, trái tim, trạng thái; nút Edit + dropdown; panel Contact Info, Other; dòng "Convert To Student: ..." liên kết học viên; khu subpanel dạng tab.
• Tạo mới: form trống (không lưu); đầu form có ảnh, Last Name, First Name, "?", Status (New), Reason.
• View Lead Reports: danh sách Reports lọc Module = Leads, 3 báo cáo: Summary Lead By Status, Lead list by status, New Lead.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Trạng thái có mã màu: Converted (đỏ), New (xanh lá), Show up PT/Demo (tím), Appointment (xanh dương).
• Lead khi đặt lịch PT/Demo và có mặt chuyển sang Show up PT/Demo (suy luận từ cột Activities và trạng thái).
• Khi chuyển thành học viên, Lead lưu liên kết "Convert To Student" và mốc Student Create Date.

8Cuộc gọi (Calls)

Mục đích: ghi nhận cuộc gọi tư vấn/chăm sóc với Target, Lead, Student; tích hợp tổng đài VoIP. Tenant dùng thử có 159 cuộc gọi.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Subject, Related to, Phone, Description, Date start, Status, Call Result, User, Recording. Nút Log Call, Import Calls, Activities Report; ô "Search by subject...".
• Chi tiết: panel Call Information, VOIP, Orther (sai chính tả của "Other"); subpanel Notes.
• Tạo mới (Log Call): form trống, không lưu.
• Activities Report: Reports lọc Module = Calls, 1 báo cáo "Log calls Report" (Summation with details).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tiêu đề tự sinh theo đối tượng: "Outbound Call to Student : ...", "Outbound Call to HV Tiềm năng : ...", "Outbound Call to KH Mục tiêu : ...".
• Số điện thoại trong tiêu đề được che một phần.
• Có cuộc gọi ghi "Auto-completed" (hệ thống tự hoàn tất, suy luận).

9Lịch hẹn: Meeting, Placement Test, Demo (Schedules / Meetings)

Mục đích: đặt lịch gặp tư vấn, thi xếp lớp (Placement Test) và học thử (Demo), ghi nhận điểm danh và nhận xét. Module chứa 63.591 bản ghi (có thể gồm cả buổi học của lớp, suy luận).

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Subject, Schedule Type (Meeting / Placement Test / Demo), Register (số người đăng ký), Taker (số người tham gia), Description, Start Date, End Date, Status, User, Center. Nút Schedule Meeting, Schedule Demo, Schedule Placement Test.
• Schedule Meeting (giao diện mới, mở dạng panel trên danh sách): form trống, không lưu.
• Schedule Placement Test / Schedule Demo (giao diện cũ BWC): cùng một form, khác tham số type; nút Save, Cancel; ghi chú "* Indicates required field". Form trống, không lưu.
• Chi tiết (BWC): nút Edit, Delete, View Change Log; panel Overview, Other; tab All / Demo; bảng người tham dự với chọn loại (Lead / Student), nút Select, Send SMS, Send Email, Link to report; cột No., Name, Gender, Birthday, Parent Type, Session Status, Source, Assigned to, Attended (Yes/No), Sale's Note, Teacher's Comment (nhập trực tiếp), nút xoá dòng.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tiêu đề tự sinh theo mẫu mã trung tâm - loại - ngày - số thứ tự, ví dụ "HCM-PT-11/09/2026-01", "HCM-DEMO-25/09/2026-01".
• Một lịch PT/Demo gom nhiều Lead/Student; điểm danh Attended và nhận xét lưu theo từng người; Register và Taker trên danh sách phản ánh số đăng ký và số có mặt (suy luận).
• Kết quả PT hiển thị ngược lại trên Lead dưới dạng điểm kỹ năng L/S/R/W (suy luận từ cột Activities).

10Công việc (Tasks)

Mục đích: giao việc chăm sóc/tư vấn cho nhân viên, gắn với học viên hoặc lớp. Tenant dùng thử có 192 task.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Priority, Subject, Description, Related to, Status, Classes, Start Date, Due Date, Assigned User, Date Created. Nút Create Task, Import Tasks.
• Chi tiết: panel General information; thêm trường CJ Task Type (ví dụ Call Task); subpanel Notes.
• Tạo mới: form trống, không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Nhiều task được tạo cùng thời điểm cho một người theo chuỗi bước tư vấn: Gọi điện chăm sóc, Gửi email giới thiệu các khóa học, Hẹn lịch tham quan/học thử/thi thử, Tổ chức thi thử, Thông báo kết quả thi thử, Đăng ký học thử, Gọi điện chăm sóc khóa học phù hợp sau thi thử, Chuyển đổi thành học viên chính thức; do Customer Journey tự sinh (suy luận).
• Một số task có tiêu đề là mã số và mô tả dạng "lead_name=... id=... time=...", Priority High: task do tích hợp bên ngoài tạo (suy luận).

11Lịch (Calendar)

Mục đích: xem lịch học, lịch hẹn theo ngày/tuần/tháng, lọc theo trung tâm, lớp, giáo viên, phòng và tổng hợp giờ dạy.

Màn hình & thao tác

• Chế độ xem: Day, Week, Month; nút ‹ › chuyển kỳ; nút ☰ ẩn/hiện cột lọc.
• Week: thêm lựa chọn nhóm theo Time / Room / Teacher/TA; lưới giờ theo GMT+07.
• Day (mục Today và mục Calendar mặc định): thẻ từng buổi với giờ bắt đầu - kết thúc, thời lượng, tên lớp.
• Month: mỗi ngày hiện tối đa 5 buổi và liên kết "see all (n)".
• Cột trái: lịch nhỏ chọn tháng/năm; Choose a Center, Choose a Class, Choose a Teacher/TA, Choose a Room (ô tìm kiếm); nút Apply; khung Teaching Hours, Admin Hours, Total Hours.
• Thông báo nổi "N results are found" (10 buổi/ngày, 56 buổi/tuần, 231 buổi/tháng trong mẫu).
• Menu Calendar có lối tắt: Schedule Meeting, Schedule Call, Create Task, Today. Mục "View on Calendar" của Classes mở thẳng chế độ Week.

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Danh sách giáo viên ghi rõ vai trò (Teacher / Teacher Assistant); phòng ghi kèm mã trung tâm (ví dụ "R01 - HCM").
• Giờ dạy và giờ hành chính được tổng hợp theo bộ lọc (liên quan module Admin Hours, suy luận).

12Chiến dịch marketing (Campaigns)

Mục đích: quản lý chiến dịch marketing (telesales, email, newsletter, quảng cáo...) theo ngân sách, thời gian và trung tâm; kèm công cụ thiết lập email gửi hàng loạt và tạo form thu lead cho website. Tenant dùng thử có 3 chiến dịch.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (trang BWC kiểu SugarCRM cũ): cột Campaign, Status, Type, User, End Date, Date Created; tìm theo Name, lọc My Items / My Favorites, Advanced Search; nút Delete hàng loạt. Thanh chức năng: Create Campaign (Wizard), Create Campaign (Classic), View Campaigns, View Newsletters, Create Email Template, View Email Templates, Set Up Email, View Diagnostics, Create Lead Form.
• Chi tiết: khối Overview và Other, số tiền hiển thị theo VND; bên dưới có subpanel Target List (danh sách đối tượng nhận).
• Tạo mới (Classic): form đầy đủ một trang (xem bảng trường). Crawler chỉ mở form trống, không lưu.
• Campaign Wizard: bước đầu chọn loại chiến dịch: Newsletter (mặc định), Email, Non-email based Campaign, rồi bấm Start. Các bước sau không được chụp.
• View Newsletters: danh sách chiến dịch loại newsletter, hiện trống ("You currently have no records saved").
• Set Up Email (Email Setup for Campaigns): wizard 3 bước Setup Email, New Mail Account, Summary; khai báo From Name*, Mail Transfer Agent (SMTP), From Address*, SMTP Server*, SMTP Port*, Use SMTP Authentication?, Enable SMTP over SSL or TLS? (None/SSL/TLS), SMTP Username*, SMTP Password*, Number of emails sent per batch*, Location of campaign tracking files* (Default / User Defined), Keep copies of campaign messages* (Yes/No).
• View Diagnostics (Campaign Diagnostics): kiểm tra cấu hình email (đã có tài khoản gửi qua SMTP) và báo "No mail account(s) with bounce handling detected", nút Launch Email Setup; kiểm tra scheduler: [Email] Run Nightly Process Bounced Campaign Emails và [Email] Run Nightly Mass Email Campaigns đều Active.
• Create Lead Form (Lead Form Wizard): kéo thả trường Lead vào hai cột (Lead Form First Column / Second Column). Danh sách Available Fields rất dài, gồm cả trường chuyên ngành giáo dục (Parent/Guardian 1–2, Grade, Prefer Level, Age, Old Student ID, ClassIn User UID, CJ Template) và theo dõi nguồn (UTM Source, UTM Medium, UTM Content, UTM Term, Channel, Group Source, Referred By). Trường có dấu *: First Name, Last Name, Mobile, Source.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• 3 chiến dịch mẫu: 2 loại Telesales (Active), 1 loại Email (Planning).
• Gửi email chiến dịch dùng một tài khoản SMTP chung cấu hình qua Set Up Email; gửi theo lô (per batch) và chạy bằng scheduler ban đêm (Run Nightly Mass Email Campaigns).
• Chưa cấu hình hộp thư xử lý bounce, nên email trả về có thể không được ghi nhận (suy luận từ Diagnostics).
• Lead Form sinh form web đẩy dữ liệu vào module Leads; UTM và Source cho phép quy nguồn lead về chiến dịch (suy luận).

13Hành trình khách hàng (Customer Journeys · DRI_Workflows)

Mục đích: plugin Customer Journey (của bên thứ ba, phiên bản v5.1.0.b280) gắn một quy trình chăm sóc nhiều giai đoạn vào từng Lead hoặc học viên, theo dõi tiến độ và điểm. Tenant dùng thử có 20 hành trình và 4 mẫu hành trình.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (20 bản ghi): cột Name, Progress, Momentum (dạng thanh), Current Stage, Current Activity, Lead, Student, Assigned to, Date Modified, Date Created; nút Create Customer Journey, Filter, Create. Tên hành trình tự ghép "<tên Lead/học viên> - <tên mẫu>" (suy luận từ dữ liệu).
• Chi tiết: khối Overview (xem bảng trường) và bên dưới là khung hành trình dạng thanh tiến độ, nhãn trạng thái (ví dụ In Progress) và nút Add Stage để thêm giai đoạn.
• Tạo mới: form trống (không lưu). Chọn CJ Template, Student hoặc Lead.
• CJ Templates (DRI_Workflow_Templates): danh sách 4 mẫu, cột Name, Active, Available Modules, Related Activities, Points, Date Modified, Date Created; nút Create Customer Journey Template, Import Customer Journey Templates. Mẫu lớn nhất "Hành trình chăm sóc học viên" áp cho Lead, Account, Contact, Case, Opportunity với 8 hoạt động, 80 điểm; các mẫu còn lại 1 hoạt động/10 điểm hoặc trống.
• Configure (license): License Key, Validation Key (đã bị làm mờ trên ảnh), Status Valid, Valid Until 2300-01-01, License Usage 1 / 100, Version v5.1.0.b280; khối Users với nút Grant Users Access, bảng Full Name, User Name, Email Address, Is Administrator (trống).
• Configure Modules: "Configure modules where the Customer Journey Plugin should be enabled", Step 1 có nút Save, Step 2 trống; màn hình tải không đầy đủ.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tạo hành trình từ mẫu sẽ sinh sẵn các giai đoạn (Stages) và hoạt động (Tasks) theo mẫu; mẫu "Hành trình chăm sóc học viên" có 4 giai đoạn: Chăm sóc - kết nối tư vấn, Tư vấn khóa học, Tham quan - Thi thử - Học thử, Chuyển đổi học viên.
• Điểm hành trình = tổng điểm hoạt động hoàn thành trên tổng điểm mẫu (suy luận từ 50 / 80 và Points 80).
• Người phụ trách giai đoạn gán theo Assignee Rule khi giai đoạn bắt đầu.
• License giới hạn 100 người dùng, đang dùng 1.

14Giai đoạn hành trình (Customer Journey Stages · DRI_SubWorkflows)

Mục đích: từng giai đoạn trong một hành trình khách hàng, chứa các hoạt động cần làm. Tenant dùng thử có 76 giai đoạn.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Customer Journey, Name, State, Progress, Momentum, Assigned to, Date Modified, Date Created; Filter, Create.
• Chi tiết: Overview và subpanel Tasks, Schedules, Calls. Giai đoạn mẫu có 3 task: gọi điện chăm sóc, gửi email giới thiệu khóa học (hai task COMPLETED), hẹn lịch tham quan/học thử/thi thử (chưa có trạng thái); cột Subject, Status, Contact, Start Date, Due Date, Assigned User.
• Tạo mới: form trống (không lưu).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• State "Not Completed" xuất hiện khi hành trình đã chuyển sang giai đoạn sau nhưng giai đoạn này còn hoạt động chưa xong (suy luận từ dữ liệu: giai đoạn 1 Not Completed trong khi giai đoạn 4 đang chạy).
• Giai đoạn chưa bắt đầu không có người phụ trách; người phụ trách được gán khi giai đoạn bắt đầu (khớp Assignee Rule = On Stage Start).

21Học viên (Students / Contacts)

Mục đích: hồ sơ trung tâm của mỗi học viên chính thức, gom thông tin cá nhân, phụ huynh, nguồn marketing, tài khoản app/LMS, thẻ thành viên và toàn bộ "hành trình khách hàng" (cuộc gọi, đơn hàng, ghi danh, điểm danh, học phí). Tenant dùng thử có 699 học viên.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (Sidecar): cột Avatar, Student ID, Name, Mobile, Activities (hoạt động gần nhất: cuộc gọi, task, tin nhắn Zalo, kèm người thực hiện), Birthdate, Email Address, Status, Source, Current Class Name, User, Center, Date Modified, Date Created. Nút trên cùng: Create Student, View Student Reports, Import Students, Send SMS, Send App Notification. Có Filter và ô tìm kiếm.
• Chi tiết: header gồm tên, badge trạng thái (ví dụ In Progress) và nhãn xanh dạng "November, 2026 # Active Student"; nút Edit kèm menu thả. Ba tab trên form: Overview, Student Login, Membership.
• Khối tài chính trong Overview (chỉ đọc, có thời điểm tính): Current Class Name, Total Paid Amount, Total Tuition Paid, Total Tuition Used, Total Tuition Remaining (tô xanh dương), Total Topup Balance (tô xanh lá), Earned Loyalty Points. Học viên mẫu: đã trả 12.000.000, đã dùng 3.333.333, còn 8.666.667.
• Tab Student Login: Mobile App Active, LMS Active (checkbox), Username (mặc định là số điện thoại), Password, Last Login, LMS Username, LMS Defaut Password, LMS User ID, ClassIn User UID.
• Tab Membership: Member Card No. (trùng Student ID), Face ID Image, Face ID Status, Date Issue, Contact Name 1/2/3, RFID No.
• CUSTOMER JOURNEYS (dải tab subpanel dưới hồ sơ, có badge đếm): Calls, Meetings, Tasks, Notes, Campaign Log, Emails, Reference Logs, Feedback, Receipts, Sale Orders, Enrollments, Delays, Expenses, Balances, Tuition Balances, Attendances, SMS, Demo, Placement Test, Loyalty, News, Health Check, Relationships. Mỗi subpanel có nút "+" để tạo nhanh; ví dụ Calls hiển thị Subject, Description, Date start, Status, Call Result, Call Purpose, Assigned User, Duration, Recording.
• Tạo mới: form Sidecar trống (crawler không lưu); Student ID ghi "Auto generate"; Status mặc định Waiting for class.
• View Student Reports: mở module Reports lọc sẵn Module = Students, có 4 báo cáo: Student list by Center Renew/Student, Student List by Status (Summation with details), Debt Report (Summation, theo dõi công nợ theo học viên), New Student (Stats). Nút Create Report, Report Schedules, Import Report.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Học viên là bước cuối của phễu Target → Lead → Student: hồ sơ giữ Target Create Date và Lead Create Date, và lịch sử cuộc gọi từ giai đoạn trước vẫn nằm trong Calls.
• Status phản ánh tình trạng học: Waiting for class (chưa xếp lớp), In Progress (đang học, có Current Class Name), OutStanding (suy luận: học vượt số buổi đã đóng tiền hoặc đang nợ).
• Tài khoản app học viên dùng số điện thoại làm Username; hồ sơ cũng giữ tài khoản LMS và ClassIn, cho thấy hệ thống đồng bộ với LMS và nền tảng học trực tuyến ClassIn.
• Membership hỗ trợ thẻ RFID và nhận diện khuôn mặt (Face ID) để điểm danh/ra vào (suy luận).
• Học phí được theo dõi theo tiền: Tuition Used tăng dần theo buổi học đã dùng, Remaining = Paid − Used.

22Lớp học (Classes / J_Class)

Mục đích: quản lý toàn bộ vòng đời một lớp: tạo lớp từ khóa học và cấp độ, sinh lịch học theo tuần, ghi danh học viên, điểm danh từng buổi kèm bài tập và nhận xét, giáo án từng buổi, bảng điểm, ảnh lớp và đánh giá giáo viên. Tenant dùng thử có 157 lớp.

Vòng đời lớp học (tổng hợp từ các màn hình)

1. Tạo lớp: chọn Kind Of course + Level, Start/Finish, các thứ trong tuần (Weekly Schedule), mỗi thứ một dòng Time Slots (Learning Activity, khung giờ, thời lượng), Main Teacher, Center. Status mặc định Planning.
2. Lịch học: hệ thống sinh buổi học (session) theo lịch tuần, có tùy chọn Skip holidays; tab Schedules liệt kê buổi theo tuần, có nút Cancel session cho từng buổi. Danh sách lớp có View on Calendar và Import Scheduler.
3. Ghi danh: tab Student Situations → Enroll Students mở hộp thoại 2 bước (khoảng thời gian học, rồi chọn học viên và balance học phí). Học viên cũng có thể được thêm vào lớp học thử (Add To Class Demo) hoặc tạo đơn (Create Sale Orders).
4. Học và điểm danh: tab Attendances liệt kê buổi theo tuần, mỗi buổi có Take Attendance. Màn điểm danh ghi Attendance, Do Homework?, Homework, Teacher Comment, Care Comment (Internal), Daily Score, Loyalty point, và gửi kết quả về app phụ huynh/học viên qua Send to Apps.
5. Giáo án: tab Record of work hiển thị nội dung từng buổi lấy từ syllabus của Activity (Theme/Topic, Syllabus, Homework, Note for Teacher); có Select Activity, Re-sync full Syllabus, và mỗi buổi có Create, Change Log.
6. Đánh giá: tab Gradebooks (bảng điểm theo kỳ kiểm tra), TeacherQE (dự giờ, chấm giáo viên), Feedback, Loyalty.
7. Kết thúc / lên lớp: Status chuyển Finished hoặc Closed; nút Upgrade Class và trường Upgrade From / Upgrade To nối lớp cũ với lớp kế tiếp.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (Sidecar): cột Class Code, Class Name, Center, Students (dạng "đã ghi danh / sĩ số tối đa", ví dụ 1 / 50, "∞" khi không giới hạn, số 0 tô đỏ), Teachers (tiền tố [MT] = Main Teacher), Rooms, Recent Schedule (chip thứ trong tuần), Kind Of course, Level, Status, Default Hours, Progress, Start, Finish, Upgrade From, Assigned to, Date Created. Nút: Create Class, View on Calendar, View Class Report, Import Scheduler; ô tìm theo class code/class name.
• Tạo mới (trang BWC): form trống, crawler không lưu. Class Code và Class Name có placeholder "Auto-Generate if blank".
• Chi tiết (BWC): nút Edit, Delete, Upgrade Class, Export Other File, Download PDF (có menu mẫu), View Change Log. Hai khối Default và Other, rồi dải tab: All, Feedback, Student Situations, Schedules, Attendances, Record of work, Gallery, Gradebooks, TeacherQE, Tasks, Loyalty.
• Tab Student Situations: bộ lọc Lead/Student, nút Add To Class Demo, Enroll Students, Create Sale Orders; tổng Total Students, Enrolled, In Progress. Cột Student, Overall Attendance, Type, Nick-name, Birthdate, Enrollment process (thanh tiến trình từ ngày bắt đầu tới kết thúc, ghi "số giờ | số tiền" và "Enrolled|15 session(s)"), Status, Note (ô nhập), nút + Enroll có menu.
• Tab Schedules: chọn tuần; cột Activity Name, Lesson, Time Slot, Status, Teacher, Assistant 1, Assistant 2, Room Name, Description, nút Cancel session.
• Tab Attendances: thống kê Average Attendance, số học viên đi học đầy đủ / trên trung bình / dưới trung bình (kèm % lớp); nút Export Attendance List; chọn tuần; cột Activity Name (ô màu theo Activity), Lesson, Time Slot, Status (Not Started), Teacher, Total Students, Total Attended, Total Absent, Attendance Status, Sending Apps Status, nút Take Attendance.
• Tab Record of work: Current Learning Activity; cột Activity Name, Lesson, Time Slot, Status, Teacher, Theme/Topic, Syllabus, Homework, Note for Teacher.
• Tab Gallery: Name, Description, Date Modified, Date Created. Tab Gradebooks: Name, Type, Status, Date Exam, Date Input, Date Confirm, Teachers, Modified By, Date Modified. Tab TeacherQE: Name, Times, Teachers, Class Observation Date, Comment About Student, Comment About Teacher, Teacher Mark, Description, Assigned to, Date Modified. Tab Tasks: Subject, Related to, Status, Start Date, Due Date, Description, Assigned to, Center. Tab Loyalty: Loyalty ID, Student, Loyalty Type, Points, Date, Description, Created By. Tab Feedback: Num., Subject, Status, Class Name, Student Name, Description, Date Created, Assigned User. Với lớp mẫu, các tab này đều "No data".

Hộp thoại Enroll Students to this class

• Đầu hộp thoại nhắc lại Class Code, Class Name, Main Schedule, Start, Finish, Kind Of course, Level.
• Step 1: Select time range: Start Study Bắt buộc, Finish Study Bắt buộc (mặc định bằng Start/Finish của lớp), Allow OutStanding (checkbox, mặc định bật), Enrollment Date Bắt buộc; hệ thống hiển thị Total Sessions, Total Hours.
• Step 2: Student List Management: ba nguồn chọn học viên: From the previous class (chọn lớp rồi Load), From Student List (Select Student), Load Outstanding List (Load Outstanding). Bảng: Student ID, Student Name, Birthdate, Final Result, Select balances (Re-load, Unselect all), Join with Type, Admission Status; dòng Total Students. Nút Enroll, Cancel.

Màn điểm danh (Take Attendance)

• Điều hướng theo ngày (mũi tên trước/sau); cột trái "Activity List" các ca trong ngày với trạng thái (Not checked-in).
• Khung thông tin buổi: Lesson (tên unit), Syllabus, Note for Teacher, Homework, Previous Lesson, Next Lesson (liên kết), nút sửa.
• Bảng học viên: #, Avatar, Student Name, Nick-name, Overall (tỷ lệ chuyên cần), Attendance (-none-, Present, Late, Excused, Absent), Do Homework? (Yes, No, No homework), Homework (text), Teacher Comment (text), Care Comment (Internal) (text nội bộ), Daily Score (5- Excellent, 4- Good, 3- Fair, 2- Average, 1- Poor), Loyalty point (số), Send to Apps (nút đỏ gửi hàng loạt ở header, nút Send từng dòng) và checkbox chọn dòng.
• Tiêu đề các cột Attendance, Do Homework?, Homework, Teacher Comment, Care Comment, Daily Score có mũi tên thả xuống (suy luận: áp một giá trị cho cả lớp).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Học phí theo lớp được quy đổi thành số giờ và số tiền cho mỗi học viên khi ghi danh (ví dụ 20.00 giờ ứng 3.333.333); điều này khớp với Total Tuition Used trên hồ sơ học viên.
• Allow OutStanding cho phép ghi danh dù học viên chưa đủ balance học phí (suy luận từ tên và trạng thái OutStanding của học viên).
• Lessons đánh số liên tục qua các buổi; nội dung buổi lấy từ syllabus của Learning Activity theo cách Syllabus By.
• Activity có các cờ Check Attendance, Check Do Homework, Check Homework, Loyalty Point quyết định cột nào xuất hiện trong màn điểm danh (suy luận từ cấu hình Activity).
• Care Comment (Internal) tách biệt với Teacher Comment; chỉ Teacher Comment và dữ liệu buổi học được gửi qua Send to Apps (suy luận).
• Một số lớp trong tenant có dữ liệu bất thường (Default Hours 60,000.00, Finish năm 2281), cho thấy hệ thống không chặn giá trị ngoài khoảng hợp lý.

23Hoạt động học & giáo trình (Activities / M_Activities)

Mục đích: định nghĩa loại hoạt động dùng trong khung giờ lớp (học, ăn, ngủ trưa, đưa đón...) cùng giáo trình từng bài; là nguồn cho Record of work và màn điểm danh. Tenant dùng thử có 79 activity.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Icon, Color, Activity Name, Activity Type, Default Duration (dạng "30 min/session"), Check Attendance, Date Created. Nút: Create Activities, View Activities Reports, Import Syllabus.
• Tạo mới (BWC): form trống, crawler không lưu. Bốn khối: Overview, Activity Setting, Other, Syllabus.
• Khối Syllabus: Upload file + Import, liên kết Download Template Syllabus, Copy from another activity (Select activity); bảng bài học thêm/xóa dòng.
• Chi tiết: như form, bảng syllabus ("No syllabus configuration." với activity mẫu); subpanel Kind of Courses.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Activity Type gồm cả hoạt động sinh hoạt (ăn, ngủ trưa, vệ sinh, đưa đón), cho thấy sản phẩm phục vụ cả mầm non bán trú, không chỉ trung tâm ngoại ngữ.
• Lesson Type Mini-test / Mid-term Test / Final Test nối với Gradebook Setting (trường Lesson Type) để gắn bài kiểm tra vào đúng buổi (suy luận; Gradebook có "Date Exam (from Syllabus)").
• Learning Type cho phép từng bài học chạy online qua Google Meet, ClassIn hoặc Zoom.

24Khóa học (Kind Of Courses / J_Kindofcourse)

Mục đích: danh mục chương trình học, mỗi chương trình có nhiều cấp độ (Level) với tổng giờ, activity và bảng điểm mặc định; lớp học được tạo từ đây. Tenant dùng thử có 98 khóa học.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Short Name, Status (badge Active), Course Category, Year, Center (có giá trị "Global"), Date Modified. Nút Create, View Report, Import Kind Of Courses.
• Tạo mới (BWC): form trống, crawler không lưu. Bảng Level Config thêm dòng bằng "+".
• Chi tiết: hiển thị Level Config dạng bảng; subpanel Menu Planner (suy luận: thực đơn cho mầm non).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Level là đơn vị tạo lớp: chọn Kind Of course + Level trên form lớp; Total hours của Level quy định Default Hours của lớp (suy luận).
• Can Upgrade? kiểm soát việc lớp ở Level đó được "Upgrade Class" sang Level kế tiếp (suy luận).
• Nhiều khóa trùng tên trong tenant (ví dụ nhiều bản "INTERNATIONAL COMMUNICATION"), cho thấy không có ràng buộc tên duy nhất.

25Phòng học (Rooms / C_Rooms)

Mục đích: danh mục phòng học offline và phòng online (ClassIn) để xếp lịch buổi học. Tenant dùng thử có 33 phòng.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Status, Type (online/offline), Capacity, ClassIn User Type (Teacher User, Regular User), ClassIn Mobile Phone, ClassIn Host Prefix (mã quốc gia), Center. Nút Create Room, View Room Report.
• Tạo mới (BWC): form trống, crawler không lưu; có khối "ClassIn Configuration".
• Chi tiết: thêm trường Camera Url và Online Learning UID.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Phòng online gắn một tài khoản ClassIn (số điện thoại + loại user) để tạo phòng học trực tuyến.
• Tab Schedules của lớp có cột Room Name, tức phòng được gán theo từng buổi.

26Bảng điểm (Gradebooks, Gradebook Settings, Setting Groups, Gradebook Details)

Mục đích: cấu hình mẫu bảng điểm theo khóa học và nhập điểm từng kỳ kiểm tra cho lớp, có công thức tính, duyệt và gửi thông báo. Tenant dùng thử có 156 gradebook, 33 setting, 27 setting group, 111 gradebook detail.

Cấu trúc 3 tầng

• Gradebook Setting Group: nhóm mẫu (ví dụ ACE1, A0, IELTS TEST), được chọn ở cột Gradebook Setting trong Level Config của Kind Of Course.
• Gradebook Setting (J_GradebookConfig): một kỳ đánh giá trong nhóm (Progress 1..12 hoặc Overall), chứa các cột điểm và công thức.
• Gradebook (J_Gradebook): bảng điểm thực tế của một lớp cho một kỳ; Gradebook Detail: dòng điểm của từng học viên.

Màn hình & thao tác

• Gradebooks – Danh sách: cột Name, Teachers, Classes, Type (Overall, Progress n), Status (Approved / Not Approved), Date Exam, Assigned to, Center, Date Modified, Date Created. Nút Create, Report, Import.
• Gradebooks – Tạo mới: không có form; trang chỉ báo "Pls, Create Gradebook From A Class!" (bảng điểm chỉ được tạo từ lớp).
• Gradebooks – Chi tiết: nút Edit, Delete, Input Mark, View Config, Export to Excel, Send Notification, View Change Log. Khối Overview: Name, Classes, Type, Status, Teachers, Date Input, Date Exam, Date Confirm, Date Exam (from Syllabus), Assigned to, Description, Center. Khối Mark Detail: nút Add Student; bảng #, Avatar, Student ID, Student Name, Nick-name, Emails, Birthdate, sau đó các cột điểm theo cấu hình (mẫu: Listening, Speaking, Reading, Writing, Overall, mỗi cột có "[?]" giải thích).
• Gradebook Settings – Danh sách: Code (GS0000nn), Name, Type, Gradebook Setting Group, Description, Assigned to, Date Created.
• Gradebook Settings – Chi tiết: nút Edit, Duplicate, Delete; khối Gradebook Configuration với nút SAVE SETTING, liên kết hướng dẫn "How to use formula in types: total, formula, band". Mỗi cột (A), (B), (C)...: Group, Title, loại (score, formula, band, total, comment), checkbox, điểm tối đa, và ô công thức (ví dụ "=A+B" cho cột total); nút thêm/xóa cột.
• Gradebook Settings – Tạo mới: form trống, crawler không lưu.
• Setting Groups: danh sách Name, Description, Assigned to, Date Created; chi tiết có subpanel Gradebook Settings; form chỉ có Name, Description, Assigned to.
• Gradebook Details: danh sách chỉ có Name (tên học viên, nhiều dòng trống), Assigned to, Date Modified, Date Created; form tạo chỉ có Name, Assigned to, Center, Description; bản ghi mẫu gần như trống. Đây là bảng kỹ thuật, dữ liệu điểm thực sự xem qua Mark Detail (suy luận).

Trường dữ liệu (Gradebook Setting)

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Gradebook phải được tạo từ lớp; khi tạo, hệ thống sinh sẵn các kỳ theo Setting Group của Level (danh sách cho thấy nhiều gradebook cùng lớp tạo cùng một thời điểm, suy luận).
• Quy trình duyệt: Date Input (ngày nhập điểm) → Date Confirm (ngày duyệt) → Status Approved; sau đó Send Notification gửi kết quả (suy luận: tới app).
• Cột Overall có thể tính bằng công thức từ các cột thành phần (mẫu: 10, 9, 9, 9 → 9.25).

27Trường phổ thông (Schools / J_School)

Mục đích: danh mục trường học bên ngoài mà học viên đang theo học, dùng cho trường School trên hồ sơ học viên. Tenant dùng thử có 20 trường.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: School Name, Type, Primary Full Address, Date Modified, Date Created. Nút Create School, View School Report.
• Tạo mới (Sidecar): form trống, crawler không lưu. Chi tiết: như form, nút Edit.

Trường dữ liệu

15Trò chuyện (Chats)

Mục đích: kênh nhắn tin giữa trung tâm với học viên/phụ huynh, chủ yếu nhóm chat theo lớp hiển thị trên ứng dụng di động. Tenant dùng thử có 210 cuộc chat.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Status (nhãn Active xanh / Inactive đen), Type, Class Name, Center, Date Modified, Date Created; dòng có tin nhắn mới hiện số tin chưa đọc (badge tím) và trích tin cuối; nút Broadcast messages, Filter, Create.
• Chi tiết: Overview (Type, Show on Mobile, Allow Message, Class Name, ngày tạo/sửa), nút Manage Chat Member và Edit; bên dưới là khung CHAT nhúng với ô nhập tin nhắn.
• Tạo mới: form trống (không lưu).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Mỗi lớp có một nhóm chat Group; nhóm được tạo cùng thời điểm lớp được tạo (suy luận từ tên và thời gian). Một số nhóm có Class Name trống.
• Chat Private gắn với một học viên.
• Broadcast messages cho phép gửi một tin tới nhiều cuộc chat (suy luận từ tên nút).

16Phản hồi (Feedback · Cases)

Mục đích: ghi nhận yêu cầu, xin nghỉ, góp ý của học viên/phụ huynh (phần lớn gửi từ app) và trao đổi hai chiều trên từng phiếu. Tenant dùng thử có 34 phiếu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách "Feedback": cột Num., Subject, Status, Source, Class Name, Student Name, Rate, Assigned to, Date Modified, Date Created, Center; dưới Subject hiện số bình luận và trích bình luận cuối kèm thời gian tương đối; nút Create Feedback, View Feedback Reports, Import Feedback.
• Chi tiết: tiêu đề kèm nhãn trạng thái (New), Overview (xem bảng) và khung CHAT để trao đổi với học viên.
• Tạo mới: form trống (không lưu).
• View Feedback Reports: mở module Reports lọc sẵn Module = Feedback; có 1 báo cáo "Feedback Report" (BC phản hồi học viên), loại Summation with details; nút Create Report, Report Schedules, Import Report.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Phụ huynh/học viên gửi phiếu từ app (Source = Mobile App, người tạo Apps Admin); nhân viên trả lời bằng bình luận trong khung CHAT.
• Trung tâm cũng dùng phiếu Internal để nhắc học viên (nhắc làm bài tập, nhắc ngày kiểm tra) và gửi bảng điểm.
• Nhiều phiếu dù đã được trả lời vẫn ở trạng thái New: trạng thái không tự chuyển khi có phản hồi.

17Email (Emails, Email Templates, Signatures, Settings)

Mục đích: soạn và lưu trữ email gắn với học viên/lớp, quản lý mẫu tin (email, SMS, Zalo, app) và tài khoản gửi. Tenant dùng thử chỉ có 2 email, đều ở trạng thái Draft.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột From, Subject, Status, Date, Assigned To, Related To; nút Compose Email, Create Archived Email, Create Email Template, View Email Templates, Create Email Signature, View Email Signatures, Email Settings.
• Chi tiết: From, Date, To, nội dung, Attachments (ví dụ tệp PDF lịch học tuần 146K); khối Others: Cc, Bcc, Assigned To, Class, Center, Tags; subpanel Accounts, Leads, Contacts, Cases, Notes, Tasks, Sale Orders; chỉ có nút Delete.
• Create Archived Email (Emails-create): lưu một email đã gửi ngoài hệ thống; có Date Sent, From (bắt buộc), To, Cc, Bcc, Subject, trình soạn thảo, Center, Related To (Student), Assigned To, Tags; nút Archive.
• Compose Email: From (chọn tài khoản, dấu * chỉ tài khoản hệ thống), To, Cc/Bcc, Subject, trình soạn thảo, Center, Related To (Student), Tags; nút Save Draft, Send.
• Email Templates (BWC): 18 mẫu, cột Template Name, Type, Description, User, Date Modified, Date Created; lọc theo Type: Campaign, Email, Workflow, System, SMS, Zalo, App Message. Phần lớn là mẫu SMS tiếng Việt (hẹn lịch test, nhắc lịch học, nhắc khai giảng, chúc mừng sinh nhật, mời hội thảo, nhắc nghỉ lễ).
• Create Email Template: Template Name*, Type (-none-, Campaign, Email, SMS, Zalo Message, App Message), Description, Insert Variable (nhóm Corporate, Student/Lead/Target, User, Current User, kèm danh sách trường), Subject, tùy chọn Send Text Only, Body (trình soạn thảo đầy đủ), Attachments.
• Email Signatures: danh sách trống (0), cột Name, Default, Date Created, Date Modified. Form tạo: Name, Signature (trình soạn thảo), Default, Tags.
• Email Settings (Outgoing Email Accounts): 1 tài khoản gửi, cột Name, From Email Address, Server, Username; nút Create, Delete.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Kho mẫu dùng chung cho nhiều kênh: một Email Template có Type là SMS, Zalo Message hoặc App Message; mẫu SMS được dùng lại ở màn Send SMS.
• Mẫu System (quên mật khẩu, mật khẩu do quản trị gửi) và Workflow (Templale Feedback, Templale Task, Mobile Apps Active) do hệ thống dùng.
• Tài khoản gửi duy nhất cũng là tài khoản gửi chiến dịch (khớp Diagnostics).

18Tin nhắn SMS (SMS · C_SMS)

Mục đích: gửi SMS brandname hàng loạt tới học viên/phụ huynh và lưu nhật ký từng tin. Tenant dùng thử có 7 bản ghi SMS, tất cả FAILED.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Title ("Send to <tên> - <số>"), Status, Related To, Date sent, Phone number (kèm icon nhắn tin và gọi), Supplier, Content, Date Created; Filter, Create.
• Chi tiết: Phone number, Supplier, Date sent, Status, Content, ngày tạo/sửa, Tags, Target.
• Tạo mới: form trống (không lưu).
• Send SMS (BWC): 1. Select Brand name; 2. Upload file Excel (.XLSX, 2 cột Name và Phone hoặc 1 cột Phone), hoặc gõ số và Enter; link Download Template SMS List; nút clear all; 3. Select Template (danh sách mẫu SMS); Content với biến $name; bộ đếm ký tự/số tin (160 ký tự mỗi tin); nút Send, Recent SMS. Khung bên phải hiện Total, Received, Failed và bảng Phone number / Status.
• Send SMS (attendance): trang C_SMS&action=attendance báo "There is no action by that name", không mở được trong bản dùng thử.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Nội dung SMS viết không dấu, lấy từ mẫu SMS trong Email Templates, có biến cá nhân hóa $name.
• Supplier ghi nhận nhà mạng của số nhận (suy luận: xác định theo đầu số).
• Toàn bộ tin trong tenant FAILED, cho thấy chưa có tài khoản brandname hoạt động (suy luận).

19Ghi chú & tệp đính kèm (Notes)

Mục đích: lưu ghi chú và tệp (ảnh, PDF) gắn với một bản ghi khác, dùng cả làm ảnh cho thư viện (Gallery). Tenant dùng thử có 90 ghi chú.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Subject, Related To, Attachment, Created By, Date Modified, Date Created; nút Create Note or Attachment, Import Notes, Filter, Create.
• Chi tiết: Overview (Gallery, Attachment kèm nút Copy link và ảnh xem trước, Description), Others (Assigned to, Center, Date Created, Date Modified).
• Tạo mới: form trống (không lưu).

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Ảnh và tài liệu học (ví dụ PDF nội dung unit) đăng vào Gallery được lưu thành Note, tên theo UUID.
• Ảnh xem trước ở chi tiết mẫu bị lỗi hiển thị (biểu tượng ảnh vỡ).

20Thông báo (Notifications)

Mục đích: hộp thông báo trong hệ thống cho người dùng (biểu tượng chuông trên thanh điều hướng).

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Severity, Subject, Related to, Description, Status; Filter, Create. Tài khoản quản trị dùng thử có 0 thông báo ("No data available").

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Không có dữ liệu để quan sát quy tắc.

28Sức khỏe (Health / J_Health)

Mục đích: ghi các lần đo sức khỏe định kỳ của học viên (chiều cao, cân nặng, BMI, răng, mắt, huyết áp), phù hợp mô hình mầm non/tiểu học. Tenant dùng thử có 1 bản ghi.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: Health ID (dạng H2409-0001), Student Name, Measurement Date, Weight (kg), Height (cm), BMI, Description, Date Modified, Date Created. Nút Create, Report, Import.
• Tạo mới (Sidecar): form trống, crawler không lưu. Chi tiết: như form, nút Edit. Cũng xuất hiện dưới dạng subpanel Health Check của học viên.

Trường dữ liệu

29Tin tức & thông báo (News / C_News)

Mục đích: đăng tin/thông báo lên app học viên và app giáo viên (ví dụ lịch nghỉ lễ, bài viết tham khảo), có ghim và đếm lượt xem. Tenant dùng thử có 7 tin.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: Avatar, Name, Post Url, Type (Student, Teacher), Status, Pin On Top, Pin For Teacher App, Start Pin, End Pin, Date Modified, Date Created, View. Nút Create News, View News, Import.
• Tạo mới (Sidecar): form trống, crawler không lưu; có trình soạn thảo rich text (font, cỡ chữ, định dạng đoạn) cho Content.
• Chi tiết: như form, thêm subpanel Viewed by Students (Student ID, Name, Date Viewed, Status, Mobile, Email Address) và phần nội dung hiển thị bên dưới.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tin có khoảng ghim Start Pin → End Pin (mẫu: 3 tháng) và cờ ghim riêng cho app giáo viên.
• Hệ thống ghi nhận từng học viên đã xem và thời điểm xem; có trường Fake Views để tăng lượt xem hiển thị.

30Thư viện ảnh (Gallery / C_Gallery)

Mục đích: đăng album ảnh hoạt động lớp hoặc của một học viên lên app, qua bước duyệt. Tenant dùng thử có 26 album.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: Name, Status (To be approved, Published), Related To (Class, Student), Classes, Description, Center, Date Created. Nút Create Gallery, View Gallery Report.
• Tạo mới (Sidecar): form trống, crawler không lưu; vùng kéo thả nhiều ảnh (Pictures).
• Chi tiết: nút Approved, Reject, Edit; Pictures có Download all as ZIP và Download từng ảnh; subpanel Teacher's like, Student's likes, Comments.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Album mới ở trạng thái To be approved; quản lý bấm Approved để chuyển Published (hiện trên app, suy luận) hoặc Reject.
• Học viên và giáo viên có thể thích và bình luận ảnh trên app.

31Điểm thưởng (Loyalty / J_Loyalty)

Mục đích: sổ cộng/trừ điểm thưởng cho học viên theo học phí đã đóng, giới thiệu bạn bè hoặc trên lớp, có hạn sử dụng. Tenant dùng thử có 18 giao dịch.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: Loyalty ID (dạng #<Student ID>/<năm>/<số>), Student, Sale Order, Class, Loyalty Type (badge Reward +n, Referral +n), Points, Date, Exp. date, Description, Center, Date Created. Nút Create, Report, Import.
• Tạo mới (Sidecar): form trống, crawler không lưu. Chi tiết: như form, nút Edit.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Điểm Reward được sinh tự động theo tỷ lệ phần trăm giá trị Sale Order (3% hoặc 10% tùy chính sách), hạn dùng 12 tháng (suy luận từ mô tả và cột Sale Order).
• Referral cộng điểm cố định (+10) cho người giới thiệu.
• Tổng điểm hiển thị ở hồ sơ học viên (Earned Loyalty Points); màn điểm danh có cột Loyalty point để cộng điểm theo buổi.

32Dòng tiền tổng quan (Sale Order → Payment → Receipt → Invoice)

Mục đích: tóm tắt chuỗi thu tiền học phí như các màn hình thể hiện, trước khi đi vào từng module.

Màn hình & thao tác

• 1. Danh mục giá: Product Templates (giá, đơn vị, thời lượng dịch vụ, Tax Class) được phân nhóm theo Product Categories và Product Types; Tax Rates định nghĩa thuế (VAT 10%).
• 2. Sale Order (Quotes): gắn với một học viên (Related To = Student), gồm các dòng sản phẩm; mỗi dòng có thể tự xếp lớp (Auto-enrollment) với Start Study / End Study (Tentative).
• 3. Giảm trừ: Discount, Voucher, Loyalty và Tax được tính ở phần tổng; ngoài ra có "Use Balance Amount" (dùng số dư của học viên).
• 4. Split payments: đơn chia thành N đợt (Payment 1..N), mỗi đợt có số tiền và Expected Date.
• 5. Receipts: mỗi đợt tương ứng một phiếu thu (suy luận: danh sách phiếu thu có các dòng "Unpaid" chưa có Receipt Date, cùng Sale Order ID). Khi thu, phiếu chuyển "Paid" với Method CASH hoặc BANK TRANSFER; có nút Export Receipt.
• 6. Đối soát ngân hàng: phiếu thu có subpanel Bank Transactions (Transaction ID, Bank Name, Mapping Status); nguồn giao dịch là Bank Connections VietQR.
• 7. Hoá đơn điện tử: phiếu thu có cột E-VAT No.; module Invoices chọn nhà cung cấp Misa, Bkav hoặc Viettel; cấu hình ở E-Invoice Setting.
• 8. Hệ quả: Sale Order cập nhật Paid Amount / Unpaid Amount và trạng thái (Unsent → Sent → Partial Paid → Paid in Full); đơn có thể sinh phiếu xuất kho (Inventory "Out" tham chiếu mã Sale Order).

33Đơn bán hàng (Sale Orders, module Quotes)

Mục đích: ghi nhận việc học viên mua khoá học hoặc sản phẩm, tính tổng tiền sau giảm trừ và theo dõi số đã thu / còn nợ. Tenant dùng thử có 359 Sale Order.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Sale Order ID, Related To, Status, Grand Total, Unpaid Amount, Paid Amount, Issue Date, Center, Date Created. Nút Create Sale Order, View Sale Order Reports, Filter.
• Chi tiết: phần Overview, dải tổng (Discount Total, Discounted Subtotal, Tax Amount, Grand Total, Paid Amount màu xanh, Unpaid Amount màu cam), bảng dòng sản phẩm, khối tổng hợp bên phải, nút Edit. Subpanel: Receipts, Applied Balances, Allocated Balances, Sponsors, Inventory, Notes. Mỗi dòng phiếu thu trong subpanel có nút Export Receipt.
• Tạo mới: form trống (crawler không lưu); tiêu đề hiển thị "No data" kèm nhãn trạng thái Unsent.
• Báo cáo: trang View Sale Order Reports có 0 báo cáo.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Grand Total = Paid Amount + Unpaid Amount trên mọi dòng danh sách; đơn "Partial Paid" có cả hai giá trị khác 0.
• Thứ tự trừ: Subtotal, Discount, Voucher, Loyalty, rồi Tax; Use Balance Amount được trừ vào phần còn nợ (suy luận từ vị trí dòng).
• Sale Order gắn trực tiếp với lớp học qua Auto-enrollment, nên việc bán khoá và xếp lớp diễn ra trong cùng một form (suy luận).
• Nhiều đơn có cùng Grand Total và cùng thời điểm tạo, cho thấy khả năng tạo hàng loạt hoặc import (suy luận).

34Phiếu thu (Receipts)

Mục đích: ghi nhận từng khoản tiền thu thực tế cho một Sale Order. Tenant dùng thử có 465 phiếu thu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Receipt ID, Sale Order ID, Student Name, Status, Receipt Amount, Receipt Date, Method, Assigned to, Audited by Accountant, E-VAT No., Center. Nút Report, Filter.
• Chi tiết: nhãn loại (Normal) và trạng thái (Paid), nút View Change Log; subpanel Bank Transactions (Log ID, Transaction ID, Amount, Transaction Time, Bank Name, Bank Account ID, Mapping Status, Date Created).
• Tạo mới: trang trắng, không mở được trong bản dùng thử.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Một Sale Order có thể có nhiều phiếu thu, mỗi đợt một phiếu; một đơn "Partial Paid" có một phiếu Paid và một phiếu Unpaid cùng giá trị.
• Có các dòng trùng Receipt ID nhưng khác trạng thái (Paid / Cancelled) và số tiền, cho thấy phiếu có thể bị huỷ và thu lại, hoặc đổi phương thức (suy luận).
• Có cột kế toán kiểm duyệt (Audited by Accountant), gợi ý bước duyệt thu của kế toán sau khi tư vấn thu (suy luận).

35Kết nối ngân hàng VietQR (Bank Connections, J_VietQRConfig)

Mục đích: khai báo tài khoản ngân hàng của trung tâm để nhận chuyển khoản qua mã VietQR và lấy lịch sử giao dịch về đối soát phiếu thu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name (mã BIN ngân hàng + số tài khoản), Status (Enable), Bank Name, Account Number, Account Holder Name, Date Created, Center. Nút Add Bank Account, List Bank Transactions. Tenant có 1 tài khoản (một ngân hàng thương mại nhà nước) gắn trung tâm Hà Nội.

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tài khoản gắn theo Center, nên mỗi cơ sở có thể nhận tiền về tài khoản riêng (suy luận).
• Giao dịch ngân hàng hiện ở subpanel Bank Transactions của phiếu thu với Mapping Status.

36Hoá đơn điện tử (Invoices, J_Invoice) và cấu hình (E-Invoice Setting)

Mục đích: lưu hoá đơn GTGT điện tử phát hành qua nhà cung cấp bên ngoài. Tenant có 0 hoá đơn và 0 cấu hình.

Màn hình & thao tác

• Danh sách Invoices: cột Invoice Number, Invoice Supplier, Grand Total, Invoice Date, Status, Transaction ID, Date Created, Created By, Center. Nút Create, Report, Import. Trống.
• Tạo Invoice (trang BWC kiểu cũ): form trống, crawler không lưu.
• Config: E-Invoice: cột Name, E-invoice Supplier, Active, Invoice Series, Invoice No. Current, Is Invoicing, Assigned to. Nút Create, View Report. Trống.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Trạng thái Replaced / Edited tương ứng nghiệp vụ thay thế và điều chỉnh hoá đơn theo quy định Việt Nam (suy luận).
• Cấu hình giữ bộ đếm Invoice No. Current theo Invoice Series cho từng nhà cung cấp.

37Chương trình giảm giá (Discounts, J_Discount)

Mục đích: định nghĩa chính sách chiết khấu áp vào dòng Sale Order. Tenant có 13 chương trình.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Status, Value Type, Discount Value, Category, Discount Scope ("-All Products-" hoặc "N product(s)"), Policy. Nút Create Discount, View Discount Report.
• Chi tiết: subpanel Product Templates (nút Select Product Template) và Sale Orders (đếm số đơn đã dùng).
• Tạo mới: form trống, crawler không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Có ràng buộc loại trừ lẫn nhau giữa các chương trình và trần giảm tổng (Maximum Discount).
• Discount Priority quyết định giảm theo số tiền trước hay sau giảm phần trăm.
• Ví dụ chính sách thật trong tenant: giảm cho anh chị em, đăng ký sớm, đóng nhiều khoá.

38Phiếu giảm giá (Vouchers, J_Voucher)

Mục đích: mã giảm giá có giới hạn lượt dùng, có thể gắn với một học viên. Tenant có 12 voucher.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Voucher Code, Status, Priority, Type, Voucher Value, Start Date, End Date, Usage Limit (dạng đã dùng / tối đa, ví dụ 1 / 10), Teams. Nút Create Voucher, View Voucher Reports.
• Chi tiết: subpanel Product Templates (Select Product Template).
• Tạo mới: trang trắng, không mở được trong bản dùng thử.

Trường dữ liệu

39Danh mục sản phẩm (Product Templates, Product Categories, Product Types) và thuế (Tax Rates)

Mục đích: bảng giá học phí, học liệu, đồng phục và dịch vụ dùng trên Sale Order. Tenant có 129 Product Template, 18 Product Category, 17 Product Type, 1 Tax Rate.

Màn hình & thao tác

• Product Templates, danh sách: cột Product Template ID, Name, Status, Unit, Type, Unit Price, Apply with Kind of course. Nút Create Product Template, View Categories, View Types, Import Product Template Entries.
• Product Templates, chi tiết: subpanel Discounts (Select Discount).
• Product Categories, danh sách: cột Product Category, Parent Category, Description, Order. Nút Create, Other Fees for Catalog, View Product Catelog, View Manufacturers, View Product Type, Import Product Categories.
• Product Types, danh sách: cột Product Type, Description, Order; ví dụ Học phí, Book, Gift, Phí đồng phục, Phí ăn uống.
• Tax Rates: cột Tax Rate Name, Percentage(%), Status; một bản ghi VAT 10% Active. Nút Shipping Provider List, Create Tax Rate, Import Tax Rates.
• Các form tạo đều trống, crawler không lưu.

Trường dữ liệu (Product Template)

Trường dữ liệu (Product Category)

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Service Duration của sản phẩm quyết định Service Duration và End Study (Tentative) trên dòng Sale Order (suy luận).
• Tích hợp loyalty ngay trên sản phẩm: sản phẩm có thể đổi bằng điểm.

40Kho (Inventory, J_Inventory)

Mục đích: phiếu nhập, xuất, điều chuyển hàng (sách, đồng phục, quà). Tenant có 43 phiếu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Request No., Student Name, Status, Issue Date, Action, Quantity, Assigned to, Center, Date Created. Nút Create, View Report.
• Chi tiết (trang BWC): Request No., Action, Quotes (mã Sale Order), Issue Date, Quantity, Status; subpanel Inventory Details.
• Tạo mới (trang BWC): form trống, crawler không lưu; bảng Inventory Details thêm dòng bằng nút "+".

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Phiếu Out gắn học viên và Sale Order, số lượng ghi âm (ví dụ -8); phiếu In không có học viên, số lượng dương.
• Phiếu xuất từ Sale Order mặc định Unconfirmed, chờ thủ kho xác nhận (suy luận).

41Phiếu chi (Expenses, J_Budget)

Mục đích: ghi nhận khoản chi của trung tâm (điện nước, mua sách, tạm ứng). Tenant có 6 phiếu chi.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Expense Code (dạng EXPHCM260001), Expense Name, Chi phí cho, Status, Expense Date, Expense Assigned To, Amount, Center, Assigned to, Date Created. Nút Create, View Report.
• Chi tiết: hai khối Overview và Show more, nút Edit.
• Tạo mới: form trống, crawler không lưu.

Trường dữ liệu

42Doanh nghiệp (Corporates, module Accounts)

Mục đích: lưu khách hàng tổ chức (xuất hoá đơn công ty, tài trợ học phí). Tenant chỉ có 1 bản ghi, một doanh nghiệp mẫu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Tax Code, Phone, Email Address, Billing Street, User, Date Created, Center. Nút Create, Report, Import.
• Chi tiết: subpanel Calls, Meetings, Tasks, Notes, Emails.
• Tạo mới: form trống, crawler không lưu.
• View Account Reports: 0 báo cáo.

Trường dữ liệu

44Giáo viên và trợ giảng (Teachers)

Mục đích: hồ sơ nhân sự giảng dạy, gồm cả giáo viên (Teacher) và trợ giảng (Teacher Assistant), gắn với một hoặc nhiều cơ sở. Tenant dùng thử có 81 hồ sơ giáo viên.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (giao diện Sidecar): cột Teacher ID (dạng nhãn xanh, ví dụ T26xxxx), Full Teacher Name, Type, Status, Title, Email Address(es), Mobile Phone (kèm biểu tượng gửi SMS và gọi điện), Date Created, Center. Ô tìm nhanh theo mã, tên, điện thoại, email; nút Filter, đánh dấu yêu thích, xem nhanh (kính lúp). Nút đầu trang: Create Teacher, View Teacher Report, Import Teachers.
• Chi tiết (trang BWC): nút Edit, Duplicate, Delete, View Change Log; hai tab Contact Info và Teacher Login; ba khối Contact Info, More Info, Other.
• Tạo mới: một form dùng chung; menu có hai lối tắt Create Teacher (type=Teacher) và Create TA (type=TA), chỉ khác giá trị Type điền sẵn. Crawler chỉ mở form trống, không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Nhóm trường passport, visa, quốc tịch cho thấy module phục vụ cả giáo viên nước ngoài (suy luận).
• Mỗi giáo viên có tab Teacher Login; trong danh sách Users, các giáo viên mới xuất hiện với User Name bằng email và Title "Teacher", nên việc tạo giáo viên có thể sinh luôn tài khoản đăng nhập (suy luận).
• Một giáo viên có thể thuộc nhiều cơ sở cùng lúc thông qua trường Center.

45Hợp đồng giáo viên (Teacher Contracts)

Mục đích: lưu hợp đồng lao động của giáo viên, gồm loại hợp đồng, thời hạn, số giờ làm việc yêu cầu và ngày nghỉ trong tuần. Tenant dùng thử có 11 hợp đồng.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Contract No., Teachers, Contract Type, Contract Date, Contract Until, Day-Off, Status, Assigned to, Center. Nút Create Teacher Constracts (lỗi chính tả có sẵn trên giao diện), View Report, Filter.
• Chi tiết (BWC): các trường hợp đồng và khối Other Info.
• Tạo mới: form trống, không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Một giáo viên có thể có nhiều hợp đồng, kể cả chồng lấn thời gian và khác cơ sở (một giáo viên mẫu có đồng thời hợp đồng Full-time và Part-time ở hai cơ sở).
• Các hợp đồng đã quá Contract Until vẫn hiển thị Status "Active", nên trạng thái không tự chuyển khi hết hạn (suy luận).
• Required Working Hours và Day-Off có thể được dùng cho tính công hoặc xếp lịch (suy luận).

46Giấy phép lao động (Work permit)

Mục đích: theo dõi giấy phép lao động (và giấy tờ tương tự) của giáo viên theo thời hạn hiệu lực. Tenant dùng thử có 2 bản ghi.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (Sidecar): cột Name, Category, Sub Category, Center, Published By, Publish Date, Expiration Date, Date Modified, Date Created. Nút Create, Report, Import.
• Chi tiết (Sidecar, khác phần lớn module nhân sự khác dùng BWC): khối Work permit info và Show more, nút Edit.
• Tạo mới: form Sidecar với Cancel / Save; không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Cột danh sách (Category, Sub Category, Published By, Publish Date, Expiration Date) không khớp với form chi tiết (Teacher Name, Start/End date), có vẻ layout danh sách được sao từ một module dạng tài liệu (suy luận). Các cột Category, Sub Category, Expiration Date đều trống.

47Giờ hành chính giáo viên (Admin Hours / Timesheet)

Mục đích: ghi nhận giờ làm ngoài giờ đứng lớp của giáo viên (test đầu vào, dạy demo, đào tạo...) theo ngày. Tenant dùng thử có 1 bản ghi.

Màn hình & thao tác

• Màn nhập công (menu Admin Hours, cũng là trang index của C_Timesheet): lịch tháng bên trái (chú thích màu: vàng = ngày đã có entry, xanh = hôm nay); bên phải là dòng nhập cho ngày đang chọn với Teacher Name *, Task Name *, Time slot * (từ giờ đến giờ), Description * và nút Add.
• Bảng Added entries: Teacher Name, Task Name, Time slot, Description, Created by, Center; dòng tổng "Total: x hours"; nút Sync PT/Demo và Save. Ngày được chụp không có dữ liệu ("No Data!").
• Chi tiết (BWC): Name (ghép "tên giáo viên - loại việc: mô tả"), Assigned to, Center, Description, ngày tạo/sửa.
• Tạo mới dạng form chuẩn: chỉ có Name *, Assigned to, Center *, Description. Form trống, không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Nhập theo từng ngày, nhiều dòng rồi bấm Save một lần.
• Nút Sync PT/Demo gợi ý hệ thống kéo tự động các buổi Placement Test và Demo đã xếp lịch cho giáo viên vào bảng công (suy luận).

43Chỉ tiêu KPI (KPI Settings, J_Targetconfig)

Mục đích: đặt chỉ tiêu doanh thu, số lượt hỏi, học viên mới theo trung tâm hoặc người dùng. Tenant có 27 bản ghi cấu hình.

Màn hình & thao tác

• Trang KPI Settings (BWC): bộ chọn Type, By, Year, Frequency, Time Unit (từ tháng đến tháng) để hiện lưới nhập chỉ tiêu; lưới không hiện khi chưa chọn Type.
• Tạo mới (BWC): chỉ có Name (bắt buộc) và Description; form trống, crawler không lưu.
• Chi tiết: bản ghi mẫu tên "manual_save", chỉ có Name, Description và ngày tạo; trang x-KPI-Settings trùng nội dung với danh sách.

Trường dữ liệu

53Báo cáo (Reports)

Mục đích: dựng và chạy báo cáo tuỳ biến trên mọi module (thu tiền, học viên, lớp, cuộc gọi, giờ dạy...), xuất Excel/PDF và gửi định kỳ qua email. Tenant dùng thử có 38 báo cáo, phần lớn là 30 báo cáo mặc định tạo ngày 01/08/2024 (khớp script "28. Migrate 30 Reports" ở trang Migration Data).

Màn hình & thao tác

• Danh sách (Sidecar, "20 of 21+"): cột #, Name, Description (mô tả tiếng Việt, ví dụ "BC chi tiết những khoản đã thu"), Module, Report Type, User, Accessed On, Date Created. Nút đầu trang: Create Report, Report Schedules, Import Report; nút Filter; cuối trang "More reports...". Cột # có giá trị trùng (1, 1, 2, 2, 4, 4), có vẻ là số thứ tự nhóm do người dùng đặt (suy luận).
• Báo cáo mặc định quan sát được: Payment list report, Payment list by user, New Students Report (Receipts); Student List by Status, Student list by Center Renew/Student (Students); Student list by class (Classes); Summary Lead By Status, Lead list by status (Leads); Log calls Report (Calls); Placement test report, Demo Report (PT/Demo Results); Feedback Report; Summary Discount/Sponsor; Teaching Hours Report, Admin Hours Report (Teachers, dạng Matrix); Moving/Transfer Report, Refund report (Balances); Delay Report (Student Situations); Loyalty Detail By Class; một báo cáo Matrix điểm hằng ngày trên Attendance do người dùng tạo.
• Chi tiết / chạy báo cáo (trang BWC, mẫu "Payment list report"): nút Run Report, Share, Edit, Duplicate, Create Schedule, View Schedules, Print as PDF, Export Excel, Delete; nút Show Details; thông báo "Report has been modified since last run.". Khối Run-time Filters cho người xem đổi điều kiện rồi bấm Apply/Reset. Khối Grand Total (Count, SUM, AVG) và bảng Detail có cột sắp xếp, ô liên kết về bản ghi.
• Tạo mới: đường dẫn create kiểu Sidecar báo "Error retrieving record", không mở được trong bản dùng thử. Luồng tạo thật là Report Wizard (trang BWC) với 5 loại: Rows and Columns Report, Summation Report, Summation Report with Details, Matrix Report, Stats Report. Crawler chỉ mở bước chọn loại, không lưu gì.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Báo cáo mẫu "Payment list report" lọc mặc định Receipt Date = This Month, Status = Paid, Receipt Amount > 0; lọc thêm được theo Center, Assigned to User, loại phiếu, Student Type, Method, Product Line Items, nguồn học viên.
• Cột chi tiết của báo cáo thu tiền: Payment Type, Primary Center, Receipt ID, Sale Order ID, người phụ trách phiếu thu và đơn hàng, Receipt Date, Student ID, Student Name, Student Mobile, Student Source, Product Line Items, Status, Before Discount, Discount Total, Receipt Amount, E-Invoice No., E-Invoice Date, Method (CASH, BANK TRANSFER), Approval Code.
• Trạng thái phiếu thu thấy trong bộ lọc: Unpaid, Paid, Cancelled, Waiting for approval, Closed.
• Menu Reports còn có các lối tắt lọc sẵn theo module (ví dụ Activities Report lọc Module = Calls).

54Lịch gửi báo cáo (Report Schedules)

Mục đích: gửi một báo cáo đã lưu theo chu kỳ cho người nhận qua email.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (3 lịch): cột Name, Report, Repeat Type, Active, Send To, Assigned to; nút Create, Filter. Ba lịch mẫu: Teaching Hours Report hằng tuần, Student List by Status hằng ngày, Attendance Report hằng ngày; cả ba gửi qua Email.
• Tạo lịch cũng có thể bắt đầu từ nút Create Schedule trong trang chi tiết báo cáo.

Trường dữ liệu

55Định nghĩa quy trình tự động (Process Definitions, pmse_Project)

Mục đích: bộ máy quy trình BPMN của SugarCRM (Advanced Workflow) dùng để tự động gửi thông báo khi bản ghi thay đổi. Tenant dùng thử có 21 định nghĩa, đặt tên theo mã "[EMS 2.0] n. ..." hoặc "[MAMNON]".

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Target Module, Status, Run Order, Assigned to, Date Modified, Date Created. Nút đầu trang: Create Process Definition, Import Process Definitions, Process Email Template, Process Business Rules, View Processes.
• Chi tiết: khối Overview (Target Module, Assigned to, Status, Run Order) và Show more (Description, Date Modified, Date Created); nút Edit và menu thao tác. Sơ đồ BPMN không hiển thị trên màn chi tiết.
• Tạo mới: form trống với nút Cancel và Save & Design (lưu rồi mở trình thiết kế sơ đồ, suy luận). Crawler không lưu.
• Import: tải tệp .bpm để nhập một định nghĩa.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Các quy trình mẫu phủ vòng đời học viên và phụ huynh: gửi báo phí (Sale Orders), thông báo thanh toán thành công và nhắc thanh toán (Receipts), lịch buổi Demo (PT/Demo Results), thư cảm ơn Lead đã gửi form (Leads), chào mừng học viên chính thức, chúc mừng sinh nhật (Students), tin tức mới (News), thư viện ảnh và duyệt album (Gallery), kết quả Check In/Out (Attendance Devices), bảng điểm cập nhật (Gradebooks), feedback mới và phản hồi feedback (Feedback, Comments), thông tin khám sức khoẻ (Health), thực đơn mới (Menu Planner).
• Nhiều quy trình nhắm tới phụ huynh ("PH") và gắn với các module mầm non (Health, Menu Planner, Gallery), cho thấy quy trình là kênh thông báo chính sang ứng dụng phụ huynh (suy luận).

56Mẫu email quy trình (Process Email Templates, pmse_Emails_Templates)

Mục đích: nội dung email dùng trong các bước gửi thư của Process Definitions. Tenant dùng thử có 9 mẫu.

Màn hình & thao tác

• Danh sách (9): cột Name, Target Module, Assigned to, Date Modified, Date Created. Nút: Create Process Email Template, Import Process Email Templates, Process Definitions.
• Chi tiết (mẫu "PC0101 - thư cảm ơn Lead đã submit form", module Leads): Overview và Show more; nút Edit.
• Tạo mới: form trống, nút Cancel và Save & Design. Crawler không lưu.
• Import: tải tệp *.pet để tự tạo một mẫu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Có hai biến thể thư chào mừng học viên: có và không có thông tin tài khoản được cấp, cho thấy hệ thống cấp tài khoản ứng dụng cho học viên/phụ huynh khi chính thức nhập học (suy luận).

57Theo dõi quy trình (Processes, pmse_Inbox) và nhật ký

Mục đích: xem từng lần chạy quy trình, xử lý quy trình chờ duyệt hoặc bị bỏ dở, đọc log lỗi.

Màn hình & thao tác

• Process Management / View Processes: cột Process Number, Process Definition Name, Record Name, Status, Date Created, Assigned To, Process User, Process Owner; bộ lọc All; nút Process Definitions. Số thứ tự gần nhất là 1.467, tức tenant đã chạy khoảng 1.467 lượt quy trình; các dòng thấy được đều COMPLETED, chủ yếu là thông báo thanh toán thành công, gửi báo phí, lịch Demo, duyệt album ảnh.
• Unattended Processes: cùng bộ cột (không có Status), danh sách trống.
• Approval Processes (approvalList): trang trắng, không mở được trong bản dùng thử.
• Advanced Workflow Log Viewer: ô văn bản log với nút Refresh, Clear. Log hiện lặp lại mỗi phút cùng một lỗi ALERT từ ProcessManager "Unable to find field bsend_messages" (ngày 09/01/2025).
• Tạo mới (pmse_Inbox/create): form rút gọn gồm Name, Assigned to, Center; không phải luồng dùng thực tế (suy luận). Crawler không lưu.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Record Name hiển thị mã phiếu (ví dụ số phiếu thu) hoặc id kèm tên học viên, nên mỗi lượt chạy truy được về đúng bản ghi.
• Log lỗi lặp theo phút cho thấy một quy trình tham chiếu tới trường không tồn tại và không có cảnh báo nào ngoài log (suy luận).

58Luật nghiệp vụ quy trình (Process Business Rules)

Mục đích: bảng quyết định dùng trong sơ đồ quy trình. Tenant dùng thử chưa có luật nào (0).

• Danh sách: cột Name, Business Rule Type, Target Module, Assigned to, Date Modified, Date Created; nút Create Process Business Rule, Import Process Business Rules, Process Definitions. Trạng thái "No data available."

48Người dùng (Users)

Mục đích: quản lý tài khoản đăng nhập hệ thống (nhân viên, giáo viên, quản trị).

Màn hình & thao tác

• Danh sách (Search Users, BWC): tìm theo Full Name, Advanced Search, Mass Update; cột Name, User Name, Title, Department, Email, Phone, Status, System Administrator (checkbox). Nút Create New User, Create Group User, Import Users. Hiển thị 1-20 của hơn 21 tài khoản.

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tài khoản giáo viên dùng email làm User Name và mang Title "Teacher", không phải quản trị.
• Nhiều tài khoản mang tên các trung tâm khác nhau đều có cờ System Administrator, cho thấy tenant dùng thử được nhiều đơn vị dùng chung, mỗi đơn vị một tài khoản quản trị (suy luận).
• Có loại Group User (tài khoản nhóm kiểu SugarCRM, suy luận).

49Phân quyền theo vai trò (Role Management)

Mục đích: định nghĩa vai trò (ACL Roles) quy định quyền truy cập module cho từng nhóm người dùng. Tenant có 10 vai trò.

Màn hình & thao tác

• Danh sách: cột Name, Description; nút Create Role, List Roles, List Roles By User, Delete.

Các vai trò có sẵn (diễn giải mô tả)

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Vai trò được thiết kế theo chức năng của một trung tâm ngoại ngữ (tuyển sinh, học vụ, kế toán, giảng dạy); phạm vi dữ liệu kết hợp với cơ sở (Center) của người dùng (suy luận).

50Cơ sở và chi nhánh (Team Management)

Mục đích: quản lý cây trung tâm/cơ sở (Teams của SugarCRM, hiển thị là "Center"), dùng làm phạm vi dữ liệu cho mọi bản ghi.

Màn hình & thao tác

• Cây bên trái: nút gốc Global (có dấu + để thêm cơ sở con), các nút con thu gọn/mở rộng, nút Collapse all.
• Khung bên phải: thông tin nút đang chọn và nút Edit.

Trường dữ liệu

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Cây nhiều cấp: dưới Global có 25 nút cấp 1 (tỉnh/thành, thương hiệu trung tâm, cơ sở demo); một số nút cấp 1 có cơ sở con cấp 2, và có ít nhất một nhánh sâu 3 cấp.
• Nút cấp 1 là hỗn hợp: có nút là địa bàn, có nút là thương hiệu của đơn vị dùng thử khác, phù hợp việc tenant được nhiều đơn vị dùng chung (suy luận).
• Một bản ghi có thể gắn nhiều Center, trong đó một cái là Primary (thấy ở Teachers, Contracts...).

51Chính sách mật khẩu (Password Management)

Mục đích: cấu hình mật khẩu cho học viên, giáo viên và người dùng hệ thống, cùng các cơ chế khôi phục và đăng nhập ngoài. Các giá trị thực tế trên ảnh đã được làm mờ có chủ đích; mục này chỉ mô tả các tùy chọn.

Màn hình & thao tác

• Student/Teacher Password: Reset All Students Password và Reset All Teachers Password (mỗi ô có nút Apply change); Default Students Password và Default Teachers Password dùng cho MobileApp/LMS/ClassIn, kèm chỉ báo Password strength.
• Password Requirements: Reset All Regular Users Password (Apply change); Minimum Length, Maximum Length; bắt buộc chữ hoa, chữ thường, chữ số, ký tự đặc biệt (mỗi điều kiện một checkbox); Show Advanced Options.
• System-Generated Passwords: bật/tắt tính năng; hạn dùng None, sau N ngày/tuần/tháng, hoặc sau N lần đăng nhập.
• User Reset Password: Enable Forgot Password feature (đang bật); Generated Link Expiration (None hoặc sau N phút/giờ/ngày); Enable reCAPTCHA Validations; Enable Honeypot Validations.
• Email Templates: chọn mẫu email chứa mật khẩu hệ thống sinh và mẫu chứa link đặt lại mật khẩu, từ danh sách mẫu chung của tenant.
• User-Generated Password Expiration: cùng các lựa chọn như trên.
• Login Lockout: None hoặc khóa sau N lần đăng nhập sai, mở lại sau N phút/giờ/ngày.
• LDAP Support và SAML Authentication: checkbox bật xác thực ngoài.
• Nút Save / Cancel.

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Học viên và giáo viên có một mật khẩu mặc định chung cho app di động, LMS và ClassIn; quản trị có thể reset hàng loạt cho toàn bộ học viên hoặc giáo viên.
• Màn hiển thị cảnh báo chưa cấu hình SMTP gửi đi, nên tính năng quên mật khẩu chưa gửi được email; mỗi người dùng cần email chính.

52Hồ sơ người dùng (Profile)

Mục đích: trang chi tiết tài khoản đang đăng nhập (ở bản chụp là tài khoản quản trị dùng thử, User Type "System Administrator User").

Màn hình & thao tác

• Nút Edit, Duplicate, Reset User Preferences; ba tab User Profile, Advanced, Access; subpanel User Holidays.

Trường dữ liệu

59Trang quản trị (Administration)

Mục đích: cổng vào mọi trang cấu hình. Trang BWC chia 6 nhóm liên kết.

60Cấu hình nghiệp vụ EMS (EMS Settings)

Mục đích: các công tắc nghiệp vụ riêng của DotB cho ghi danh, điểm danh, loyalty, xếp hạng, hiển thị giáo viên và luật bán hàng. Màn có nút Cancel, Save.

Trường dữ liệu

61Cấu hình chat và chatbot (Chat Setting, Chatbot Setting)

Mục đích: bật nhắn tin nội bộ giữa trung tâm, giáo viên, học viên, phụ huynh và nhúng chatbot.

Trường dữ liệu (Chat Member Configuration)

• Chatbot Setting: một ô duy nhất CHATBOT EMBEDDED (giá trị bị làm mờ), nút Cancel, Save.

62Trang cấu hình tích hợp (Configurator 3rd)

Mục đích: kết nối EMS với dịch vụ bên ngoài. Mọi giá trị ô nhập trong ảnh đã bị làm mờ có chủ đích.

• Pancake Setting: Pancake Secret Key + nút Validate; Sync From Date; Sync Window Size (Days); khối Pancake Pages có nút làm mới, ô tìm trang, bộ đếm Total Synced: 0, Total Customers: 0.
• Firebase Setting: 2FA Secret Key + nút Generate Secret; Import Service Account File; Authorized Status = Not Authenticated; khung "Current config" trống.
• VoIP & Callcenter Setting (Callcenter config): chọn Global Mode (một cấu hình chung) hoặc Team Mode (theo team); Supplier với 13 lựa chọn: Asterisk, Voip24h, RTC, newRTC, VoiceCloud, VoiceCloudV2, SouthTelecom, VCS, VCS3CX, omicall, WebRTC, FPTOncall, Tel4VN; WebSocket Domain, Username / API Key, API Secret; công tắc Show phone key board, Allow manual dial; bảng Agent / Line Configuration (User, Ext, IP/Domain, Chanel, Context/Password, Call Type) đang 0 lines, nút Add line.
• Connectors API (tiêu đề menu "LMS Connectors"): trang Connector Settings chuẩn SugarCRM với hai mục Set Connector Properties (URL, API key) và Enable Connectors (bật theo module).
• Preset import setting (Default pre-set import): ba danh sách chọn mẫu import mặc định cho Target, Lead, Contact; giá trị lựa chọn thấy trong mã trang là một mẫu mang tên một khách hàng.
• Devices Management (Attendance Devices): danh sách máy chấm công/điểm danh, cột Device ID, Device Type, Center, Device Volume, Date Modified; 0 thiết bị; nút Create, Report, Import.
• SMS Gateway Settings: đường dẫn trả về lại trang Administration, không mở được trong bản dùng thử.
• Sync NAV: trang trắng, không mở được trong bản dùng thử.

63Cấu hình email (System Email, Inbound Email, Campaign Email, Email Queue)

• System Email Settings: máy chủ gửi thư mặc định cho thông báo và workflow. Trường bắt buộc *: "From" Name, "From" Address, SMTP Mail Server, SMTP Port, Username, Password. Chọn nhà cung cấp: Google OAuth 2.0, Gmail, Yahoo! Mail, Microsoft Exchange, Other; Use SMTP Authentication; SSL/TLS/None; "Allow users to use this account for outgoing email". Email Options: Assignment Notifications, Allow users to configure email accounts, Send notification from assigning user's e-mail address, Opt-out new email addresses by default. Email Security Settings: danh sách thẻ HTML bị chặn (applet, base, embed, form, frame, frameset, iframe, import, layer, link, object, style, xmp).
• Inbound Email: danh sách hộp thư nhận (Name, Type, Mail Account Usage, Mail Server, Status), đang 0; tham số Case Macro để gắn email về Case.
• Campaign Email Settings: Number of emails sent per batch *, Location of campaign tracking files * (Default / User Defined), Keep copies of campaign messages * (Yes/No).
• Email Queue: hàng đợi thư chiến dịch, có lọc Campaign, My Items, Advanced Search; đang trống.

64Công cụ tuỳ biến (PDF Manager, Dropdown Editor, Studio, Display Modules, Repair)

• PDF Manager: tìm theo Name, Module (gần 90 module lựa chọn), Published, Center; nút Create PDF Template, View PDF Templates, Edit Report PDF Template. 4 mẫu đang Published: PHIẾU BÁO PHÍ (Fee Slip) và PHIẾU THU (Receipt) trên Receipts, HOÁ ĐƠN (Invoice) trên Sale Orders, LỊCH HỌC TUẦN (Weekly Plan) trên Classes.
• Dropdown Editor: liệt kê khoảng 500 danh sách giá trị dùng chung (ví dụ attendance_type_list, cancel_reason_list, bank_vietqr_pattern_list, sms_supplier_api, invoice_supplier_list, cj_webhooks_trigger_event_list); bấm tên để sửa, nút Add Dropdown.
• Studio: báo "Repair is not defined for you!", không mở được trong bản dùng thử (tài khoản trial không có quyền tuỳ biến trường/layout).
• Display Modules and Subpanels: kéo thả module giữa Displayed và Hidden cho thanh điều hướng và cho subpanel; tuỳ chọn "Allow users to select modules to appear in the navigation bar". Khoảng 48 module đang hiển thị (Targets, Leads, Students, Sale Orders, Classes, Schedules, Chat, Reports, Gradebooks, Receipts, SMS, Feedback, News, Gallery, Loyalty, Inventory, Invoices, Expense, Customer Journeys, KPI Settings...); bị ẩn gồm Approval Processes, Opportunities, Forecasts, Contracts, Holiday, Menu Planner, Dishes, Bank Transactions, Parents, Approval Flows...
• Repair: các lệnh bảo trì chuẩn SugarCRM (Quick Repair and Rebuild, Rebuild Relationships, Rebuild Javascript Languages, Repair Teams, Repair Roles, Upgrade Teams, Rebuild Schedulers, Rebuild Dashlets, Remove XSS, Repair Activities). Crawler không bấm lệnh nào.

65Chuyển đổi dữ liệu (Migration Data)

Mục đích: chạy script chuyển dữ liệu từ EMS 1.0 và script sửa dữ liệu (FIXDATA) theo lô tháng.

• Cột trái: chọn Migration Scripts, Shard type (Month), From/To month and year, nút Add job, Add all job; nút Run all góc phải.
• Danh sách script gồm 38 bước EMS 1.0 (ACL, Class, Attendance, Discount, Voucher, Loyalty, Receipt, Quote, các loại Balance, Gradebook, Invoice, "Migrate 30 Reports"...), kèm dòng "End Migrate EMS 1.0 (DON'T RUN)", rồi khoảng 40 script FIXDATA và script theo phiên bản (2.1.3, 2.1.4).
• Khung phải hiển thị một job "FIXDATA Cancel Session Not Update" trạng thái In Progress, chia lô 2024-09 tới 2026-06, nút "Running...".

66Ngày nghỉ (Public Holiday / Holidays)

• Danh sách (BWC, 6 ngày): cột Holiday Date, Type, Apply For, Description; nút Create, Add Holiday, Delete, Advanced Search.
• Type thấy: Public Holiday, Holidays. Apply For thấy: All hoặc một đối tượng cụ thể (suy luận: theo cơ sở hoặc giáo viên, danh sách holiday_apply_for_options).

67Gói thuê bao (Subscription)

Mục đích: xem giấy phép, thông tin xuất hoá đơn, đổi gói và thanh toán phí thuê bao cho DotB ngay trong sản phẩm.

• License Information: License Status = Active Trial, "0 day(s) remaining", Expiration Date = 19/12/2025 (đã quá hạn nhưng vẫn truy cập được); Billing Cycle = Annually; Unit Price 9,000 VND / student / month; Number of Registered 0, Number of Trials 15000, Number of Active 430 học viên. Nút Change plan.
• Billing Information của tenant dùng thử (School Name, Tax Code, Email, Phone, Primary Address) + nút Edit; Terms of Use + Export PDF.
• INVOICES: bảng Sale Order ID, Product / Service name, Issue Date, Due Date, Grand Total, Paid Amount, Status, Actions; một đơn "Pro Plan: 15000 Student(s) + Unlimited Plan: 50 Student(s)", 0 VND, Paid in Full. Nút Compare plans.
• Luồng đổi gói 5 bước (ẩn trong trang): Select package, Subscription Detail (chọn Annually/Monthly, số lượng), Billing Information, Order Confirmation, Payment (mã QR "Scan here to Pay" chuyển khoản ngân hàng).

Quy tắc nghiệp vụ quan sát được

• Tính phí theo số học viên đang theo học, không tính người dùng, giáo viên, trợ giảng; hợp đồng tối thiểu 100 người dùng và 1 năm.
• Nhóm tính năng liệt kê: đa chi nhánh, tên miền riêng, DotB Metrikal miễn phí, tuyển sinh, ghi danh và thu phí, học vụ, chăm sóc học viên, marketing, tài chính, báo cáo quản trị, sổ liên lạc điện tử, tuỳ biến nâng cao, bộ tính năng và app di động Preschool-K12.

68Tổng hợp tích hợp bên thứ ba

Tổng hợp mọi dịch vụ ngoài thấy được trong khu vực quản trị. "Mức quan sát được" cho biết màn cấu hình có mở được và có dấu hiệu đang dùng hay không.