Danh mục tính năng›Khảo sát tại trung tâm
Khảo sát tại trung tâm
Bộ câu hỏi và nội dung cần quan sát khi làm việc trực tiếp tại một trung tâm đang vận hành, nhằm trả lời 95 mục còn bỏ ngỏ trong 20 PRD. Chia thành sáu buổi, mỗi buổi gắn với một nhóm công việc và một người phụ trách. Tổng thời lượng khoảng hai tiếng rưỡi, có thể tách thành nhiều lần.
Xuất xứ / Prompt / Giới hạn
Tài liệu do trợ lý AI soạn trong một phiên làm việc, gom các mục còn bỏ ngỏ của bộ PRD Trường Số. Đây là bản đề xuất để đội thảo luận, chưa phải quyết định của đội sản phẩm.
Nguồn
- Các mục cần trả lời được rút tự động, mỗi lần dựng trang, từ danh sách "Cần xác minh khi khảo sát trực tiếp trong ứng dụng" trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn của từng PRD.
Giới hạn
- Thời lượng từng buổi là ước tính.
- Danh sách mục phản ánh các PRD tại thời điểm dựng trang; mục đã được trả lời trong PRD sẽ biến mất ở lần dựng sau.
Phạm vi và nguyên tắc
- Nội dung cần thu thập là cách trung tâm vận hành: các bước của một quy trình, ai làm, mất bao lâu, chỗ nào hay sai, số liệu nào thật sự được dùng. Đây là thứ quyết định thiết kế sản phẩm.
- Hình ảnh màn hình của phần mềm trung tâm đang dùng chỉ là một nguồn phụ, và chỉ khi trung tâm chủ động cung cấp. Đội sản phẩm không đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp khác, kể cả khi được trung tâm chia sẻ tài khoản: quyền cho phép việc đó thuộc về nhà cung cấp phần mềm, không thuộc về trung tâm.
- Khi chụp màn hình, che thông tin cá nhân của học viên và phụ huynh (họ tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ) trước khi gửi.
- Ghi âm hoặc quay màn hình chỉ thực hiện khi người tham gia đồng ý trước.
1Cách sử dụng tài liệu
Mỗi buổi gồm hai phần. Phần quan sát là những việc đề nghị người phụ trách làm thật trên hệ thống của họ, vừa làm vừa kể; đây là phần cho nhiều thông tin nhất và nên chiếm phần lớn thời gian. Phần mục cần trả lời là các câu hỏi rút trực tiếp từ danh sách "Cần xác minh" trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn ở đầu mỗi PRD, dùng để đối chiếu cuối buổi xem còn thiếu gì.
Sau mỗi buổi, cập nhật ngay vào PRD tương ứng: sửa phần đặc tả nếu thực tế khác với giả định, và xoá mục đã trả lời khỏi danh sách "Cần xác minh" đó. Những điểm trung tâm làm khác với thiết kế hiện tại nên ghi thành một câu hỏi mở ở mục 12 của PRD đó thay vì sửa ngầm.
2Buổi A · Tuyển sinh và ghi danh
Từ lúc phụ huynh liên hệ lần đầu đến khi học viên có tên trong lớp. ~25 phút · tư vấn viên
Quan sát
- Một phụ huynh mới gọi đến: người tư vấn mở màn hình nào đầu tiên, điền những gì, và lưu ở đâu.
- Đặt một buổi học thử: chọn lớp ra sao, ai được báo, phụ huynh nhận thông tin qua kênh nào.
- Một học viên vừa đóng tiền: các bước từ lúc chốt đến khi có tên trong danh sách lớp, và mất bao lâu.
- Hồ sơ một học viên đang học: mở ra và đi qua từng tab, dừng ở tab nào có thông tin trung tâm dùng hằng ngày.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 01 · Tuyển sinh (CRM) |
|
| PRD 02 · Học viên (SIS) |
|
3Buổi B · Lớp học, lịch và điểm danh
Phần lặp lại mỗi ngày, và cũng là phần dễ sai nhất khi có thay đổi đột xuất. ~25 phút · giáo vụ và một giáo viên
Quan sát
- Tạo một lớp mới: nhập lịch học thế nào, hệ thống có tự sinh ra từng buổi không.
- Thời khoá biểu tuần: xem theo phòng, theo giáo viên hay theo lớp, và phát hiện trùng lịch ra sao.
- Giáo viên điểm danh: quay lại toàn bộ thao tác trên điện thoại, kể cả lúc mạng kém.
- Một buổi bị huỷ hoặc đổi giáo viên: ai sửa, sửa ở đâu, ai được báo.
- Học viên xin nghỉ có phép và học bù: ghi nhận ở đâu, có trừ buổi không.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 03 · Lớp học và lịch học |
|
| PRD 04 · Điểm danh |
|
4Buổi C · Học phí, công nợ và kho
Phần nhạy cảm nhất về số liệu. Cần xem cả trường hợp bất thường, không chỉ trường hợp thuận lợi. ~30 phút · kế toán
Quan sát
- Tạo một hoá đơn học phí: các loại gói đang bán, cách tính, chỗ nhập giảm giá và ai được duyệt.
- Thu tiền: tiền mặt và chuyển khoản khác nhau chỗ nào, phiếu thu in ra trông thế nào.
- Danh sách công nợ: sắp xếp theo gì, nhắc phụ huynh bằng cách nào, bao lâu một lần.
- Một ca hoàn tiền hoặc huỷ hoá đơn có thật: đi lại toàn bộ các bước.
- Phát sách hoặc đồng phục cho học viên: ghi nhận ở đâu, có gắn vào hoá đơn không.
- Chi phí và sổ quỹ: phiếu chi nhập ra sao, cuối ngày chốt quỹ thế nào.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 05 · Học phí và tài chính |
|
| PRD 08 · Kho |
|
| PRD 19 · Gói dịch vụ và thuê bao |
|
5Buổi D · Dạy và kết quả học tập
Phần các nguồn công khai nói ít nhất, nên là phần cần quan sát kỹ nhất. ~25 phút · quản lý học thuật và một giáo viên
Quan sát
- Giáo trình đang dùng: lưu ở đâu, giáo viên lấy tài liệu cho buổi dạy bằng cách nào.
- Ghi nhận đã dạy đến bài nào: có sổ đầu bài trong phần mềm không, hay ghi ngoài.
- Một kỳ kiểm tra gần nhất: đề ở đâu, nhập điểm ở đâu, thang điểm gì, ai duyệt trước khi báo phụ huynh.
- Bảng điểm hoặc phiếu kết quả gửi phụ huynh: xin một bản mẫu đã xoá thông tin cá nhân.
- Học viên có làm bài trực tuyến không, trên hệ thống nào, kết quả có về chung một chỗ không.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 14 · Giáo trình, bài học và tài nguyên số |
|
| PRD 13 · Điểm thi và kết quả học tập |
|
| PRD 18 · Học trực tuyến và luyện thi |
|
6Buổi E · Liên lạc với phụ huynh
Kênh nào thật sự được dùng, và những tin nào gửi tự động. ~20 phút · người phụ trách chăm sóc
Quan sát
- Liệt kê các loại tin nhắn gửi cho phụ huynh trong một tháng, tin nào tự động, tin nào soạn tay.
- Zalo: dùng ZNS theo mẫu hay tin OA, chi phí một tháng khoảng bao nhiêu.
- Phụ huynh có ứng dụng hay cổng riêng không: nếu có, mượn máy một phụ huynh tình nguyện để xem.
- Tin nhắn gửi hỏng hoặc phụ huynh không nhận được: phát hiện bằng cách nào.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 07 · Liên lạc với phụ huynh |
|
| PRD 17 · Ứng dụng di động |
|
7Buổi F · Điều hành, nhân sự và quản trị
Góc nhìn của người ra quyết định, và các thiết lập ít khi mở nhưng quyết định nhiều thứ. ~30 phút · chủ trung tâm hoặc quản lý
Quan sát
- Sáng thứ Hai chủ trung tâm mở cái gì đầu tiên, và nhìn con số nào.
- Báo cáo nào thật sự được in hoặc xuất ra hằng tháng: xin danh sách tên báo cáo.
- Có đặt chỉ tiêu cho tư vấn viên hoặc chi nhánh không, theo dõi ở đâu.
- Tính lương giáo viên: dựa trên số buổi dạy lấy từ đâu, có tự động không, mất bao lâu mỗi tháng.
- Phân quyền: liệt kê các vai trò đang dùng và một ví dụ vai trò bị giới hạn.
- Nhiều chi nhánh: người dùng chuyển giữa các chi nhánh ra sao, số liệu cộng gộp ở đâu.
Mục cần trả lời
| PRD | Mục |
|---|---|
| PRD 09 · Báo cáo và dashboard |
|
| PRD 15 · Chỉ tiêu và hiệu suất |
|
| PRD 06 · Giáo viên và nhân sự |
|
| PRD 16 · Công việc nội bộ, nhắc nhở và đơn xin nghỉ |
|
| PRD 10 · Cài đặt và quản trị |
|
| PRD 00 · Tổng quan và kiến trúc |
|
| PRD 11 · Mô hình dữ liệu và API |
|
| PRD 12 · Yêu cầu phi chức năng |
|
8Sau khảo sát
- Cập nhật từng PRD trong vòng hai ngày, khi trí nhớ còn rõ; ghi ngày khảo sát vào mục Nguồn trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn của trang mục lục.
- Những khác biệt lớn giữa thực tế và thiết kế hiện tại đưa thành mục trong danh sách quyết định chờ phê duyệt ở PRD 00.
- Nếu khảo sát được nhiều hơn một trung tâm, giữ nguyên cả hai cách làm trong PRD và nêu rõ cách nào phổ biến hơn, thay vì chọn một cách rồi bỏ cách kia.
Trường Số (truongso.net) · Nội bộ FLYER · Tài liệu phục vụ công tác khảo sát sản phẩm.