Danh mục tính năng›Khảo sát tại trung tâm

Trường Số · Khảo sát vận hành · 09/2026

Khảo sát tại trung tâm

Bộ câu hỏi và nội dung cần quan sát khi làm việc trực tiếp tại một trung tâm đang vận hành, nhằm trả lời 95 mục còn bỏ ngỏ trong 20 PRD. Chia thành sáu buổi, mỗi buổi gắn với một nhóm công việc và một người phụ trách. Tổng thời lượng khoảng hai tiếng rưỡi, có thể tách thành nhiều lần.

Xuất xứ / Prompt / Giới hạn
Mục cần trả lời
95 mục trên 20 PRD
Thời lượng
6 buổi · khoảng 2,5 giờ
Người thực hiện
Đội sản phẩm FLYER
Kết quả
Cập nhật trực tiếp vào từng PRD

Tài liệu do trợ lý AI soạn trong một phiên làm việc, gom các mục còn bỏ ngỏ của bộ PRD Trường Số. Đây là bản đề xuất để đội thảo luận, chưa phải quyết định của đội sản phẩm.

Nguồn

  • Các mục cần trả lời được rút tự động, mỗi lần dựng trang, từ danh sách "Cần xác minh khi khảo sát trực tiếp trong ứng dụng" trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn của từng PRD.

Giới hạn

  • Thời lượng từng buổi là ước tính.
  • Danh sách mục phản ánh các PRD tại thời điểm dựng trang; mục đã được trả lời trong PRD sẽ biến mất ở lần dựng sau.

Phạm vi và nguyên tắc

  1. Nội dung cần thu thập là cách trung tâm vận hành: các bước của một quy trình, ai làm, mất bao lâu, chỗ nào hay sai, số liệu nào thật sự được dùng. Đây là thứ quyết định thiết kế sản phẩm.
  2. Hình ảnh màn hình của phần mềm trung tâm đang dùng chỉ là một nguồn phụ, và chỉ khi trung tâm chủ động cung cấp. Đội sản phẩm không đăng nhập vào hệ thống của nhà cung cấp khác, kể cả khi được trung tâm chia sẻ tài khoản: quyền cho phép việc đó thuộc về nhà cung cấp phần mềm, không thuộc về trung tâm.
  3. Khi chụp màn hình, che thông tin cá nhân của học viên và phụ huynh (họ tên đầy đủ, số điện thoại, địa chỉ) trước khi gửi.
  4. Ghi âm hoặc quay màn hình chỉ thực hiện khi người tham gia đồng ý trước.

1Cách sử dụng tài liệu

Mỗi buổi gồm hai phần. Phần quan sát là những việc đề nghị người phụ trách làm thật trên hệ thống của họ, vừa làm vừa kể; đây là phần cho nhiều thông tin nhất và nên chiếm phần lớn thời gian. Phần mục cần trả lời là các câu hỏi rút trực tiếp từ danh sách "Cần xác minh" trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn ở đầu mỗi PRD, dùng để đối chiếu cuối buổi xem còn thiếu gì.

Sau mỗi buổi, cập nhật ngay vào PRD tương ứng: sửa phần đặc tả nếu thực tế khác với giả định, và xoá mục đã trả lời khỏi danh sách "Cần xác minh" đó. Những điểm trung tâm làm khác với thiết kế hiện tại nên ghi thành một câu hỏi mở ở mục 12 của PRD đó thay vì sửa ngầm.

2Buổi A · Tuyển sinh và ghi danh

Từ lúc phụ huynh liên hệ lần đầu đến khi học viên có tên trong lớp. ~25 phút · tư vấn viên

Quan sát

  1. Một phụ huynh mới gọi đến: người tư vấn mở màn hình nào đầu tiên, điền những gì, và lưu ở đâu.
  2. Đặt một buổi học thử: chọn lớp ra sao, ai được báo, phụ huynh nhận thông tin qua kênh nào.
  3. Một học viên vừa đóng tiền: các bước từ lúc chốt đến khi có tên trong danh sách lớp, và mất bao lâu.
  4. Hồ sơ một học viên đang học: mở ra và đi qua từng tab, dừng ở tab nào có thông tin trung tâm dùng hằng ngày.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 01 · Tuyển sinh (CRM)
  • Các trường lead của đối thủ và các nhóm "phân loại khách hàng"; liệu phụ huynh và trẻ có phải là hai đối tượng riêng biệt không.
  • Các loại "nhật ký chăm sóc" của họ và liệu kết quả cuộc gọi có phải là một danh sách cố định không.
  • Cách "học thử" được đặt lịch: từ lead hay từ lớp, và liệu có được tính vào điểm danh không.
  • Liệu "kiểm tra đầu vào" có lưu điểm theo từng kỹ năng và tự động ánh xạ sang một trình độ lớp không.
  • Cách hoạt động tích hợp lead từ Facebook của họ (hộp thư trang hay biểu mẫu lead).
PRD 02 · Học viên (SIS)
  • Các trạng thái học viên của đối thủ và cách "bảo lưu, nghỉ học" ảnh hưởng đến gói buổi và nhắc hẹn.
  • Họ có lưu nhiều phụ huynh không và ai là người nhận tin nhắn.
  • Định dạng mã học viên và liệu có tính theo từng chi nhánh không.
  • Cách định nghĩa "báo cáo học sinh sắp hết hạn" (theo số buổi, số ngày, hay số tiền).
  • Những tài liệu nào họ gắn vào hồ sơ học viên và ảnh có phải là bắt buộc không.

3Buổi B · Lớp học, lịch và điểm danh

Phần lặp lại mỗi ngày, và cũng là phần dễ sai nhất khi có thay đổi đột xuất. ~25 phút · giáo vụ và một giáo viên

Quan sát

  1. Tạo một lớp mới: nhập lịch học thế nào, hệ thống có tự sinh ra từng buổi không.
  2. Thời khoá biểu tuần: xem theo phòng, theo giáo viên hay theo lớp, và phát hiện trùng lịch ra sao.
  3. Giáo viên điểm danh: quay lại toàn bộ thao tác trên điện thoại, kể cả lúc mạng kém.
  4. Một buổi bị huỷ hoặc đổi giáo viên: ai sửa, sửa ở đâu, ai được báo.
  5. Học viên xin nghỉ có phép và học bù: ghi nhận ở đâu, có trừ buổi không.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 03 · Lớp học và lịch học
  • Các thông tin đầu vào của "lịch học tự động" ở đối thủ: buổi học có được sinh thành các dòng dữ liệu không và ngày nghỉ lễ được xử lý thế nào.
  • Có tồn tại khái niệm phòng học không và trùng lịch có được kiểm tra không.
  • "Phân lớp giáo viên" và "xếp lịch giáo viên theo tuần" trông như thế nào (dạng lưới hay dạng danh sách).
  • Cách họ xử lý học bù ("học bù") và liệu nó có trừ vào gói buổi không.
  • Sĩ số lớp và cách xử lý danh sách chờ.
PRD 04 · Điểm danh
  • Các trạng thái điểm danh của đối thủ và liệu có tồn tại trạng thái "muộn" hay không.
  • Liệu vắng học có trừ vào gói buổi theo mặc định hay không, và liệu cấu hình này có áp dụng riêng theo từng trung tâm hay không.
  • Giáo viên điểm danh trên di động như thế nào (ứng dụng hay web), và liệu có khung thời gian cho phép chỉnh sửa hay không.
  • Phụ huynh nhận được gì (thông báo đẩy trong ứng dụng, Zalo, SMS) và nội dung mẫu tin là gì.
  • Liệu "đánh dấu ghi chú học sinh nghỉ học" là văn bản tự do hay các lý do có sẵn.

4Buổi C · Học phí, công nợ và kho

Phần nhạy cảm nhất về số liệu. Cần xem cả trường hợp bất thường, không chỉ trường hợp thuận lợi. ~30 phút · kế toán

Quan sát

  1. Tạo một hoá đơn học phí: các loại gói đang bán, cách tính, chỗ nhập giảm giá và ai được duyệt.
  2. Thu tiền: tiền mặt và chuyển khoản khác nhau chỗ nào, phiếu thu in ra trông thế nào.
  3. Danh sách công nợ: sắp xếp theo gì, nhắc phụ huynh bằng cách nào, bao lâu một lần.
  4. Một ca hoàn tiền hoặc huỷ hoá đơn có thật: đi lại toàn bộ các bước.
  5. Phát sách hoặc đồng phục cho học viên: ghi nhận ở đâu, có gắn vào hoá đơn không.
  6. Chi phí và sổ quỹ: phiếu chi nhập ra sao, cuối ngày chốt quỹ thế nào.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 05 · Học phí và tài chính
  • Luồng học phí của đối thủ "đăng ký gói học, nộp tiền, đặt lịch" và "chốt số buổi còn": cách gói buổi và số buổi còn lại được mô hình hoá.
  • Các trường, cách đánh số và phân nhóm của phiếu thu và phiếu chi.
  • Các trường của mã giảm giá: theo phần trăm hay số tiền, dùng một lần hay nhiều lần, phạm vi áp dụng.
  • Liệu có tự động khớp chuyển khoản hay chỉ ghi nhận thủ công.
  • Cách "công nợ" được hiển thị (theo học viên, theo hoá đơn) và liệu có phân loại theo tuổi nợ hay không.
  • Liệu đã có tích hợp hoá đơn điện tử hay chưa, và với nhà cung cấp nào.
PRD 08 · Kho
  • Cách đối thủ liên kết một lượt phát đồ ("phát đồ dùng học tập") với một chứng từ thu: cùng một phiếu hay tách riêng.
  • Tồn kho được theo dõi theo chi nhánh hay theo toàn trung tâm, và có tồn tại chức năng chuyển kho hay không.
  • Các trường chính xác trong danh mục sản phẩm của họ (đơn vị, giá vốn, giá bán, nhà cung cấp) và cảnh báo sắp hết hàng là một báo cáo hay một thông báo.
  • Việc trả lại và hàng hỏng có được mô hình hoá hay không.
PRD 19 · Gói dịch vụ và thuê bao
  • Thời gian dùng thử của đối thủ, có yêu cầu thông tin thanh toán không, và điều gì xảy ra khi hết dùng thử.
  • Hành vi khi hết hạn gói: khoá hoàn toàn, chỉ đọc hay chỉ cảnh báo; có ân hạn không và bao lâu.
  • Quy tắc hạ gói và liệu có hoàn tiền phần chênh lệch.
  • "Học viên" trong giới hạn gói được đếm là học viên đang học hay toàn bộ hồ sơ; hồ sơ đã nghỉ có tính không.
  • Dung lượng tính trên loại tệp nào, có hiển thị cho tenant không; dung lượng mua thêm có tính theo tỷ lệ thời gian còn lại hay trọn năm.
  • Có trang tự phục vụ để nâng cấp và xem hoá đơn trong ứng dụng hay phải liên hệ kinh doanh.

5Buổi D · Dạy và kết quả học tập

Phần các nguồn công khai nói ít nhất, nên là phần cần quan sát kỹ nhất. ~25 phút · quản lý học thuật và một giáo viên

Quan sát

  1. Giáo trình đang dùng: lưu ở đâu, giáo viên lấy tài liệu cho buổi dạy bằng cách nào.
  2. Ghi nhận đã dạy đến bài nào: có sổ đầu bài trong phần mềm không, hay ghi ngoài.
  3. Một kỳ kiểm tra gần nhất: đề ở đâu, nhập điểm ở đâu, thang điểm gì, ai duyệt trước khi báo phụ huynh.
  4. Bảng điểm hoặc phiếu kết quả gửi phụ huynh: xin một bản mẫu đã xoá thông tin cá nhân.
  5. Học viên có làm bài trực tuyến không, trên hệ thống nào, kết quả có về chung một chỗ không.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 14 · Giáo trình, bài học và tài nguyên số
  • Đối thủ có khái niệm phiên bản giáo trình hay không, hay mọi sửa đổi áp dụng ngay cho lớp đang học.
  • Bài học của đối thủ có gắn vào buổi học cụ thể trong thời khoá biểu hay chỉ nằm trong thư mục để giáo viên tự tra cứu.
  • Có sổ đầu bài theo buổi hay không, và giáo viên ghi trên di động hay chỉ trên web.
  • Hạn mức dung lượng theo gói và loại tệp được phép; các mẫu tài nguyên ngoài "Bài học" và loại ứng dụng ngoài "HTML".
  • Ứng dụng học viên hiển thị "tài liệu học tập" theo buổi học, theo lớp hay theo toàn bộ giáo trình, và phụ huynh có thấy trước bài chưa dạy không.
  • Quyền "Quản trị dữ liệu" của đối thủ cấp theo toàn mô-đun hay theo từng thư mục.
PRD 13 · Điểm thi và kết quả học tập
  • Cấu trúc điểm của đối thủ: một cột duy nhất hay nhiều cột theo kỹ năng, có trọng số hay không.
  • Có bước duyệt của giáo vụ trước khi điểm đến phụ huynh hay giáo viên gửi trực tiếp; sửa điểm sau khi gửi có ghi lịch sử không.
  • Ứng dụng phụ huynh hiển thị gì trong "kết quả học tập": điểm, nhận xét, xếp loại, thứ hạng.
  • Giới hạn tệp đính kèm; có nhập từ Excel hay phím tắt trên lưới không.
  • "Chứng chỉ" có thật trong sản phẩm hay chỉ là nội dung tiếp thị; nếu có, có mẫu, số hiệu và xác thực không.
PRD 18 · Học trực tuyến và luyện thi
  • Nền tảng học trực tuyến của đối thủ là mô-đun trong cùng phiên đăng nhập hay một trang web riêng với tài khoản riêng cho học viên.
  • Cách đối thủ tạo tài khoản học viên cho khoá học trực tuyến: tự động từ hồ sơ học viên hay nhập tay, và học viên đăng nhập bằng gì.
  • Khoá học trực tuyến của đối thủ có gắn với lớp học và buổi học tại trung tâm không, hay là các khoá tự học độc lập.
  • Nội dung luyện thi Cambridge do ai cung cấp, có cập nhật theo định dạng đề mới không, và có bán riêng cho phụ huynh không.
  • Kết quả học trực tuyến có quay về hồ sơ học viên, bảng điểm hay báo cáo phụ huynh không, và có nhắc bài tập qua Zalo không.
  • "Trò chơi giáo dục" gắn với bài học hay là kho chung, và có phát sinh dữ liệu kết quả không.
  • Gói Enterprise có giới hạn số học viên trực tuyến hay số khoá học không.

6Buổi E · Liên lạc với phụ huynh

Kênh nào thật sự được dùng, và những tin nào gửi tự động. ~20 phút · người phụ trách chăm sóc

Quan sát

  1. Liệt kê các loại tin nhắn gửi cho phụ huynh trong một tháng, tin nào tự động, tin nào soạn tay.
  2. Zalo: dùng ZNS theo mẫu hay tin OA, chi phí một tháng khoảng bao nhiêu.
  3. Phụ huynh có ứng dụng hay cổng riêng không: nếu có, mượn máy một phụ huynh tình nguyện để xem.
  4. Tin nhắn gửi hỏng hoặc phụ huynh không nhận được: phát hiện bằng cách nào.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 07 · Liên lạc với phụ huynh
  • Các trường cấu hình Zalo của đối thủ (app id, secret, OA token) và những sự kiện nào gửi ZNS.
  • Danh sách các loại mẫu ZNS và tham số của họ (tài liệu hướng dẫn của họ tham chiếu đến một bảng tính).
  • Ứng dụng phụ huynh của họ hiển thị gì (sổ liên lạc điện tử): điểm số, điểm danh, học phí, chat.
  • Liệu giáo viên có thể nhắn tin trực tiếp cho phụ huynh không.
  • Cách nhập điểm thi ("nhập điểm thi") đến được với phụ huynh (ứng dụng, email) và liệu có hỗ trợ tệp đính kèm không.
PRD 17 · Ứng dụng di động
  • Ứng dụng di động của đối thủ là ứng dụng gốc trên cửa hàng hay web đóng gói; có hoạt động khi mất mạng không và dữ liệu nào được lưu trên máy.
  • Ba ứng dụng phụ huynh, học viên và giáo viên của đối thủ là ba ứng dụng riêng trên cửa hàng hay một ứng dụng phân vai sau đăng nhập.
  • "Thông báo và nhắc nhở thông minh" gồm những loại nào, gửi qua kênh nào (thông báo đẩy, Zalo, SMS) và người dùng có tắt được từng loại không.
  • Ứng dụng giám sát cho chủ trung tâm hiển thị số liệu nào theo thời gian thực và có tách theo chi nhánh không.
  • Đối thủ có giới hạn số thiết bị đăng nhập, có màn hình quản lý thiết bị và xác thực sinh trắc học không.
  • "Báo cáo sự cố" của giáo viên trong ứng dụng đối thủ gồm những trường nào và ai nhận báo cáo.

7Buổi F · Điều hành, nhân sự và quản trị

Góc nhìn của người ra quyết định, và các thiết lập ít khi mở nhưng quyết định nhiều thứ. ~30 phút · chủ trung tâm hoặc quản lý

Quan sát

  1. Sáng thứ Hai chủ trung tâm mở cái gì đầu tiên, và nhìn con số nào.
  2. Báo cáo nào thật sự được in hoặc xuất ra hằng tháng: xin danh sách tên báo cáo.
  3. Có đặt chỉ tiêu cho tư vấn viên hoặc chi nhánh không, theo dõi ở đâu.
  4. Tính lương giáo viên: dựa trên số buổi dạy lấy từ đâu, có tự động không, mất bao lâu mỗi tháng.
  5. Phân quyền: liệt kê các vai trò đang dùng và một ví dụ vai trò bị giới hạn.
  6. Nhiều chi nhánh: người dùng chuyển giữa các chi nhánh ra sao, số liệu cộng gộp ở đâu.

Mục cần trả lời

PRDMục
PRD 09 · Báo cáo và dashboard
  • Danh sách báo cáo của đối thủ ("thống kê danh sách nhân sự / lớp / học sinh / buổi học còn lại / doanh số tư vấn / thu chi / công nợ / kho") và tập hợp cột của họ.
  • Họ có dashboard với biểu đồ hay chỉ có báo cáo dạng bảng.
  • Các định dạng xuất được cung cấp.
PRD 15 · Chỉ tiêu và hiệu suất
  • Mô-đun "Quản lý chỉ tiêu" của đối thủ đặt chỉ tiêu theo phạm vi nào (trung tâm, chi nhánh, từng nhân viên) và theo kỳ nào (tháng, quý, năm).
  • Giá trị thực tế của họ được tính tự động hay nhập tay, và có dự báo về đích hay không.
  • "Thống kê doanh số tư vấn" có so sánh với chỉ tiêu và có bảng xếp hạng nhân viên hay không.
  • Thưởng và phạt trong công thức lương giáo viên có gắn với chỉ tiêu hay là khoản nhập tay trong bảng lương.
PRD 06 · Giáo viên và nhân sự
  • Cách đối thủ tính "thống kê giờ dạy giáo viên" (từ điểm danh hay từ thời khoá biểu) và việc có xử lý trường hợp dạy thay không.
  • Các trường trong "quản lý tiền lương" của đối thủ: lương cố định, theo buổi, phụ cấp, khoản trừ; có xuất phiếu lương không.
  • Danh sách nhân sự của đối thủ có bao gồm nhân sự không có tài khoản đăng nhập không.
  • Bố cục màn hình lịch dạy hằng tuần của giáo viên ("xếp lịch giáo viên theo tuần").
PRD 16 · Công việc nội bộ, nhắc nhở và đơn xin nghỉ
  • Công việc của đối thủ có gắn được với học viên, lớp học hoặc hoá đơn hay chỉ là danh sách việc rời; có checklist và bình luận không.
  • Đối thủ có công việc lặp và công việc do hệ thống tự sinh không, và cách xử lý trùng lặp khi cùng một điều kiện lặp lại.
  • Đơn xin nghỉ của đối thủ dành cho nhân sự, học viên hay cả hai; các loại nghỉ; ai duyệt; đơn được duyệt có tự đánh dấu buổi học cần dạy thay không.
  • "Thông báo và nhắc nhở thông minh" của đối thủ gồm những loại nào, có bản tổng hợp hằng ngày và giờ yên tĩnh không; báo cáo sự cố có ảnh, mức độ và định tuyến đến ai.
PRD 10 · Cài đặt và quản trị
  • Cây cài đặt của đối thủ, các vai trò mặc định ("quản lý, kế toán, giáo viên, tư vấn") và mức độ chi tiết của phân quyền ("phân quyền").
  • Các chi nhánh dùng tài khoản đăng nhập riêng hay một tài khoản kèm bộ chuyển đổi.
  • Những danh mục nào có thể cấu hình (nguồn, trạng thái, loại phí, danh mục chi).
  • Các trường cấu hình gửi email tự động của họ.
PRD 00 · Tổng quan và kiến trúc
  • Cây điều hướng chính xác và tên mô-đun của đối thủ, như hiển thị cho một admin đã đăng nhập.
  • Mô hình chi nhánh của đối thủ là bộ chuyển đổi hay giao diện gộp, và một người dùng có thể thuộc nhiều chi nhánh hay không.
  • Những vai trò họ cung cấp theo mặc định, và quyền được phân theo màn hình hay theo hành động.
  • Các trạng thái trong chu trình học viên của họ, và điều kiện kích hoạt "sắp hết hạn" (theo số buổi còn lại hay theo ngày).
PRD 11 · Mô hình dữ liệu và API
  • Mẫu nhập liệu của đối thủ theo từng thực thể (tên cột, trường bắt buộc) để tham chiếu lộ trình di chuyển dữ liệu cho các trung tâm chuyển đổi.
  • Định dạng xuất dữ liệu của họ, để xây dựng công cụ nhập liệu cho khách hàng chuyển đổi.
  • Định dạng mã (mã học viên, mã lớp, số phiếu thu).
PRD 12 · Yêu cầu phi chức năng
  • Cách đối thủ xử lý khả năng xem dữ liệu theo từng chi nhánh cho một người dùng quản lý nhiều chi nhánh (bộ chuyển đổi hay giao diện gộp).
  • Liệu nhật ký thao tác của họ có hiển thị cho tenant hay chỉ dành cho đội hỗ trợ của họ.
  • Những gì họ trình bày là "sao lưu hằng ngày" với khách hàng (tự khôi phục hay phải gửi ticket).
  • Hành vi hết phiên đăng nhập và liệu số lượt đăng nhập đồng thời có bị giới hạn theo gói bản quyền hay không.

8Sau khảo sát

  1. Cập nhật từng PRD trong vòng hai ngày, khi trí nhớ còn rõ; ghi ngày khảo sát vào mục Nguồn trong khung Xuất xứ / Prompt / Giới hạn của trang mục lục.
  2. Những khác biệt lớn giữa thực tế và thiết kế hiện tại đưa thành mục trong danh sách quyết định chờ phê duyệt ở PRD 00.
  3. Nếu khảo sát được nhiều hơn một trung tâm, giữ nguyên cả hai cách làm trong PRD và nêu rõ cách nào phổ biến hơn, thay vì chọn một cách rồi bỏ cách kia.

Trường Số (truongso.net) · Nội bộ FLYER · Tài liệu phục vụ công tác khảo sát sản phẩm.